Cumplimiento del GDPR específico del Reino Unido: Una guía práctica

A medida que el sector de servicios financieros navega por las complejidades de la protección de datos, comprender la Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y su aplicación en el Reino Unido es crucial. Tras el Brexit, el Reino Unido ha implementado su propio régimen de protección de datos a través de la Ley de Protección de Datos de 2018, que refleja los principios del GDPR mientras aborda necesidades específicas del Reino Unido. Esta guía tiene como objetivo proporcionar a las empresas de servicios financieros una lista de verificación paso a paso para asegurar el cumplimiento del GDPR del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos de 2018.

Entendiendo el GDPR en el RU después del Brexit

Con el Reino Unido ahora fuera de la Unión Europea, las empresas deben reconocer que, aunque el GDPR ha sido retenido en el Reino Unido a través de la Ley de Protección de Datos de 2018, se requieren consideraciones adicionales. La Ley mantiene los derechos fundamentales de los individuos con respecto a sus datos personales, enfatizando la transparencia, la rendición de cuentas y la seguridad. Las empresas de servicios financieros deben adaptar sus prácticas para alinearse con el GDPR del Reino Unido y las regulaciones específicas del Reino Unido, asegurándose de proteger eficazmente los datos de los clientes mientras cumplen con los requisitos legales.

Para obtener orientación detallada, las empresas pueden consultar la página web de la Oficina del Comisionado de Información (ICO), que proporciona recursos, herramientas y apoyo para ayudar a las organizaciones a cumplir con las leyes de protección de datos en el Reino Unido.

¿Cuáles son los principales principios del GDPR del Reino Unido?

El GDPR del Reino Unido se basa en varios principios clave, que incluyen:

• Legalidad, equidad y transparencia: Los datos deben ser procesados de manera legal y transparente.
• Limitación de propósito: Los datos deben ser recolectados para fines específicos y legítimos, y no procesados de manera incompatible con esos propósitos.
• Minimización de datos: Solo deben ser recolectados los datos necesarios para el propósito previsto.
• Precisión: Los datos deben mantenerse precisos y actualizados.
• Limitación de almacenamiento: Los datos personales no deben ser retenidos más tiempo del necesario.
• Integridad y confidencialidad: Los datos deben ser procesados de manera segura para protegerlos contra accesos no autorizados.

1. Legalidad, equidad y transparencia

• Servicios Financieros: Asegurar un procesamiento de datos transparente, especialmente para las obligaciones de KYC y PLD.
• Mercados / Comercio Electrónico / Economía Colaborativa: Informar claramente a los clientes cómo se utilizan los datos para recomendaciones y marketing.
• Movilidad / Transporte: Abordar la transparencia en el procesamiento de datos de ubicación para la optimización del servicio.

2. Limitación del propósito

• Servicios Financieros: Los datos recolectados para cumplimiento no pueden ser reutilizados sin un consentimiento claro.
• Mercados / Comercio Electrónico / Economía Colaborativa: Limitar el uso de datos a fines específicos y divulgados, como marketing personalizado.
• Movilidad / Transporte: Asegurar que los datos de ubicación se utilicen únicamente para los servicios previstos (por ejemplo, optimización de rutas).

3. Minimización y precisión de datos

• En todos los sectores, recolecte solo los datos necesarios y manténgalos precisos para evitar riesgos innecesarios.

4. Limitación de almacenamiento

• Implementar períodos de retención apropiados y eliminar datos obsoletos de manera oportuna.

5. Integridad y confidencialidad

• Procesamiento de datos seguros, protegiendo contra accesos no autorizados y violaciones.

¿Qué derechos tienen los individuos bajo el GDPR del Reino Unido?

Los individuos tienen varios derechos, incluyendo:

• Derecho de acceso: Los individuos pueden solicitar acceso a sus datos personales.
• Derecho de rectificación: Pueden solicitar la corrección de datos inexactos.
• Derecho de supresión: Pueden solicitar la eliminación de sus datos bajo ciertas condiciones.
• Derecho a restringir el procesamiento: Los individuos pueden solicitar limitar el procesamiento de sus datos.
• Derecho a la portabilidad de datos: Pueden solicitar sus datos en un formato estructurado para transferir a otro servicio.

Derecho a oponerse: Los individuos pueden oponerse al procesamiento de sus datos en ciertas circunstancias.

Lista de verificación de cumplimiento paso a paso

1. Mapeo de datos

Comprender qué datos personales su empresa recolecta, procesa y almacena es el primer paso hacia el cumplimiento. Cree un inventario de datos integral, también conocido como registro de actividades de procesamiento, que incluya todos los requisitos relevantes establecidos en el Artículo 30 del GDPR del Reino Unido, tales como:

• Tipos de datos personales procesados (por ejemplo, nombres de clientes, direcciones, detalles financieros);
• Fines para el procesamiento de datos (por ejemplo, gestión de cuentas, detección de fraudes);
• Períodos de retención de datos;
• Categorías de sujetos de datos (por ejemplo, clientes, empleados);
• Categorías de destinatarios de datos (por ejemplo, procesadores)
• Descripción de medidas de seguridad técnicas y organizativas implementadas.

Actualice regularmente su mapeo de datos para reflejar cualquier cambio en las actividades de procesamiento de datos.

Lista de verificación de cumplimiento del sector:

• Servicios Financieros: Incluir datos de clientes y transacciones; identificar a los procesadores de datos.
• Mercados/Comercio Electrónico: Mapear interacciones con los clientes, datos recolectados para transacciones y marketing.
• Movilidad/Transporte: Documentar el flujo de datos de ubicación y los datos asociados de los usuarios.

2. Gestión de base legal

Bajo el GDPR del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos de 2018, documentar una base legal válida para el procesamiento de datos personales de acuerdo con el Artículo 6 (y los Artículos 9 y 10, si el procesamiento involucra datos de categorías especiales o de delitos penales) es esencial.

Si considera que el consentimiento es la base legal más adecuada para la actividad de procesamiento, implemente procesos para asegurar:

• Las solicitudes de consentimiento son claras, concisas, fácilmente comprensibles y mantenidas separadas de otros términos y condiciones;
• La solicitud de consentimiento requiere una opción activa en lugar de casillas pre-marcadas;
• La solicitud de consentimiento incluye información sobre su negocio y cualquier tercer partido que dependa del consentimiento;
• Los clientes pueden proporcionar o retirar el consentimiento fácilmente;
• Se mantiene documentación del consentimiento para demostrar el cumplimiento.

Revisar regularmente las prácticas de consentimiento para asegurar que se alineen con los requisitos legales.

Si su empresa procesa datos de categorías especiales o de delitos penales, tenga en cuenta documentar las consideraciones de los requisitos del Artículo 9 o 10 del GDPR del Reino Unido y el Anexo 1 de la Ley de Protección de Datos de 2018 cuando corresponda.

3. Avisos de privacidad

Las empresas de servicios financieros deben proporcionar avisos de privacidad claros a los clientes, detallando cómo se utilizarán sus datos personales. Asegúrese de que sus avisos de privacidad incluyan la información obligatoria requerida bajo los Artículos 13 y 14 del GDPR del Reino Unido, tales como:

• La identidad del controlador de datos (su negocio) y detalles de contacto del oficial de protección de datos (DPO);
• Los propósitos y bases legales del procesamiento de datos (ej., consentimiento, contrato, obligación legal);
• Tipos y fuentes de datos personales;
• Destinatarios de datos personales;
• Información sobre los períodos de retención de datos y derechos de los interesados (ej., derecho a retirar el consentimiento y acceder a sus datos).

Hacer que los avisos de privacidad sean fácilmente accesibles para los clientes, asegurando que entiendan sus derechos.

4. Evaluaciones de impacto sobre la protección de datos (DPIAs)

Realice DPIAs para cualquier nuevo proyecto o actividad de procesamiento que pueda resultar en un alto riesgo para los derechos y libertades de los clientes. Este proceso debe identificar los posibles riesgos para los datos personales y esbozar medidas para mitigar estos riesgos. Documente su proceso y hallazgos de DPIA.

5. Procedimientos para reportar violaciones

Establezca procedimientos claros para reportar violaciones de datos. De acuerdo con el GDPR del Reino Unido, los controladores deben:

• Notificar a la Oficina del Comisionado de Información (ICO) dentro de las 72 horas posteriores a haber tomado conocimiento de una violación.
• Comunicar la violación a las personas afectadas si representa un alto riesgo para sus derechos y libertades.

Asegurarse de que todos los empleados estén capacitados para reconocer y reportar violaciones de datos de manera oportuna.

6. Gestión de derechos de los interesados

Establezca procesos para registrar, rastrear y responder de manera eficiente a las solicitudes de los interesados. Asegúrese de que sus empleados estén capacitados sobre cómo facilitar los derechos de los clientes bajo el GDPR del Reino Unido, que incluyen:

• Derecho a ser informado y acceder: Los clientes tienen el derecho a ser informados sobre el procesamiento de datos personales y pueden solicitar copias de sus datos personales.
• Derecho a la rectificación: Los clientes pueden solicitar correcciones a datos inexactos.
• Derecho a la eliminación: Los clientes pueden solicitar la eliminación de sus datos bajo ciertas circunstancias.
• Derecho a la portabilidad de datos: Los clientes pueden solicitar recibir sus datos en un formato estructurado.

Asegúrese de que su negocio sea diligente en el ejercicio de los derechos de los interesados.

7. Capacitación y concientización del personal

Eduque a los empleados sobre el cumplimiento del GDPR del Reino Unido y los principios de protección de datos. Las sesiones de capacitación regulares deben incluir:

• La importancia de la protección de datos.
• Cómo manejar datos personales de manera segura.
• Procedimientos para reportar violaciones de datos y manejar solicitudes de clientes.

Considere implementar una inducción anual y capacitación de actualización y capacitación basada en roles. Fomentar una cultura de protección de datos dentro de su organización es vital para mantener el cumplimiento.

8. Acuerdos de procesamiento de datos de terceros

Si su empresa de servicios financieros trabaja con procesadores de datos de terceros, asegúrese de tener Acuerdos de Procesamiento de Datos (DPAs) en su lugar. Estos acuerdos deben:

• Especificar los roles y responsabilidades de ambas partes respecto al procesamiento de datos;
• Cubrir los detalles clave acerca del procesamiento, como el tema, duración, naturaleza, tipos de datos y sujetos de datos involucrados;
• Describir las medidas de seguridad que deben implementarse para proteger los datos personales.
• Incluir cláusulas sobre notificaciones de violaciones de datos y el cumplimiento de las leyes de protección de datos aplicables.

Si su empresa de servicios financieros trabaja con procesadores de datos de terceros, asegúrese de tener Acuerdos de Procesamiento de Datos (DPAs) en su lugar. Estos acuerdos deben:

• Especificar los roles y responsabilidades de ambas partes respecto al procesamiento de datos;
• Cubrir los detalles clave acerca del procesamiento, como el tema, duración, naturaleza, tipos de datos y sujetos de datos involucrados;
• Describir las medidas de seguridad que deben implementarse para proteger los datos personales.
• Incluir cláusulas sobre notificaciones de violaciones de datos y el cumplimiento de las leyes de protección de datos aplicables.

Es crucial incluir un acuerdo de procesamiento de datos en los contratos con procesadores de datos de terceros para asegurar el cumplimiento del RGPD, incluyendo su aplicabilidad extraterritorial.

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¿Qué debo hacer en caso de una violación de datos?

En caso de una violación de datos, hay varios pasos importantes que debe seguir para manejar y mitigar la situación de manera efectiva. Aquí hay una guía práctica basada en las mejores prácticas y directrices regulatorias:

1. Contener y evaluar la violación

• Contención: Tome medidas inmediatas para contener la violación y prevenir un compromiso adicional. Esto podría involucrar desconectar sistemas afectados de la red, cambiar contraseñas o deshabilitar cuentas comprometidas.
• Evaluación Inicial: Evaluar qué datos han sido comprometidos, la causa y el impacto de la violación. Determine si la violación está en curso o si ha sido resuelta.

2. Evaluar el riesgo y el daño potencial

• Identifique a las personas que pueden verse afectadas y los riesgos potenciales que representan, considerando la naturaleza de los datos y su sensibilidad. Evalúe las consecuencias potenciales, tales como robo de identidad, pérdida financiera o amenazas a la privacidad de un individuo.

3. Notifique a las autoridades relevantes (si es necesario)

• Si usted es un controlador sujeto al GDPR del Reino Unido, reportar la violación a la Oficina del Comisionado de Información (ICO) dentro de 72 horas si probablemente representa un riesgo para los derechos y libertades de los individuos.
• Si no es posible hacer un informe oportuno, documente la razón del retraso y proporcione la mayor cantidad de información posible sobre la violación en su informe inicial.
• Si decide que la notificación a ICO no es necesaria, asegúrese de documentar la razón detrás de ello.

4. Notifique a los individuos afectados (si es necesario)

• Si la violación representa un alto riesgo para los derechos y libertades de los individuos, el controlador debe informarlos lo antes posible. La transparencia les permite protegerse, como monitoreando sus cuentas, cambiando contraseñas o estando alerta a posibles intentos de phishing.
• Utilice un lenguaje claro y sencillo para explicar la violación, su impacto y los pasos protectores recomendados.

5. Documente la violación

• Mantener un registro interno para documentar todos los detalles relacionados con la violación, incluso si no se requiere reporte. Registre cuándo y cómo se descubrió la violación, los datos afectados, las acciones de contención y las comunicaciones con individuos o autoridades.
• Un registro exhaustivo apoya el análisis del incidente y mejora las prácticas de seguridad futuras.

6. Revisar y actualizar las prácticas de seguridad

• Una vez que la respuesta inmediata haya concluido, analice la causa raíz de la violación y tome medidas correctivas. Esto puede incluir la restricción de controles de acceso, proporcionar capacitación adicional a los empleados o mejorar las salvaguardias técnicas.
• Revise y actualice regularmente las políticas y procedimientos de protección de datos para prevenir futuras violaciones.

7. Aprender del incidente

• Realice una revisión posterior al incidente para identificar debilidades en las prácticas de seguridad y en la respuesta al incidente. Aproveche las lecciones aprendidas para mejorar la gestión de riesgos, aumentar la concienciación sobre la privacidad, refinar los planes de respuesta y fortalecer la postura general de seguridad de datos de la empresa.

Consejos adicionales:

• Notifique a su proveedor de seguros: Si tiene seguro cibernético que cubre violaciones de datos, notifique a su proveedor.
• Busque asesoría legal: Las violaciones de datos pueden involucrar a individuos en múltiples jurisdicciones, así que busque orientación legal para asegurar el cumplimiento regional.

Conclusión

Cumplir con el GDPR del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 es más que una obligación regulatoria para las empresas de servicios financieros; es un compromiso para salvaguardar los datos de los clientes y fomentar la confianza. Siguiendo un enfoque estructurado y paso a paso, su organización puede gestionar de manera efectiva los requisitos de protección de datos, proteger la información de los clientes y mantener el cumplimiento.

Para obtener más orientación, las empresas pueden consultar la guía de la autoridad correspondiente y las mejores prácticas sobre protección de datos y privacidad, que ofrecen valiosos conocimientos para gestionar responsablemente los datos personales en la edad digital. Adoptar estas prácticas ayudará a asegurar que sus servicios financieros sigan siendo compatibles y centrados en el cliente en un entorno regulatorio en constante evolución.

Apoyo de Veriff al cumplimiento del cliente

Como procesador de datos para servicios de verificación de identidad, Veriff está dedicada a empoderar a nuestros clientes, los controladores de datos, en la alineación con los principios del GDPR. Aquí hay algunos elementos clave respecto al procesamiento de datos personales y las mejores prácticas que sigue Veriff:

● Aviso de privacidad: Veriff proporciona un detallado Aviso de Privacidad explicando cómo manejamos los datos personales dentro de nuestros servicios, apoyando los esfuerzos de transparencia de nuestros clientes. Sin embargo, este aviso no reemplaza la necesidad de que los controladores publiquen su propia documentación de transparencia según lo requieran las leyes aplicables.

● Retención de datos definida: Los datos personales recopilados con fines de servicio se retienen de acuerdo con términos fijos descritos en acuerdos con los clientes y políticas internas, nunca se mantienen indefinidamente.

● Medidas técnicas y organizativas sólidas: Veriff emplea cifrado para los datos en reposo y en tránsito. Nuestro servicio está certificado bajo ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Tipo II, y Cyber Essentials, garantizando la máxima seguridad de los datos. Descubra más sobre nuestras prácticas de seguridad en la página de Seguridad y Cumplimiento y el Centro de Confianza de Veriff.

● Evaluaciones de privacidad y equipo: Nuestro equipo legal y de privacidad de productos trabaja con nuestro oficial de protección de datos para realizar evaluaciones de impacto en la protección de datos, abordando proactivamente los riesgos en nuestros productos y servicios.

● Auditoría de GDPR del producto: Auditamos regularmente para confirmar que el servicio de Veriff cumple con el GDPR, demostrando nuestro compromiso con la rendición de cuentas y altos estándares de protección de datos. Descargue el resumen de auditoría aquí.

Tenga en cuenta que Veriff no proporciona asesoría legal. Este artículo se proporciona solo con fines informativos. Siempre debe discutir sus operaciones o problemas de privacidad y protección de datos con un abogado calificado o especialistas en privacidad.

Preguntas frecuentes sobre el GDPR del Reino Unido

1. ¿Qué es el GDPR del Reino Unido?
El GDPR del Reino Unido es la versión del Reino Unido del Reglamento General de Protección de Datos, promulgado a través de la Ley de Protección de Datos de 2018 del Reino Unido. Regula cómo se recolectan, procesan, almacenan y comparten los datos personales por las empresas sujetas al GDPR del Reino Unido, con el objetivo de proporcionar a los individuos un mayor control sobre sus datos personales y garantizar robustas protecciones de privacidad.

2. ¿Quién está sujeto al GDPR del Reino Unido?
El GDPR del Reino Unido se aplica a cualquier empresa, ya sea con sede en el Reino Unido o internacionalmente, que procese datos personales de individuos en el Reino Unido, ofrezca bienes o servicios a individuos en el Reino Unido o monitorice su comportamiento. Esto incluye empresas, autoridades públicas y organizaciones sin fines de lucro, especialmente aquellas en sectores como los servicios financieros que pueden manejar datos personales sensibles.

3. ¿Qué se considera datos personales bajo el GDPR del Reino Unido?
Los datos personales se refieren a cualquier información relacionada con una persona identificada o identificable. Esto incluye nombres, números de identificación, datos de ubicación, direcciones de correo electrónico e información financiera. Las categorías especiales de datos personales, como el origen racial o étnico, opiniones políticas y datos de salud, también están sujetas a requerimientos más estrictos.

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