Cómo incorporar trabajadores remotos: Una guía para asegurar su identidad de manera segura

Esta guía lo lleva paso a paso a través de las prácticas esenciales para incorporar de manera segura a empleados remotos, mientras se genera confianza, se protege la información y se fomenta una relación laboral productiva.

El aumento del trabajo remoto ha transformado el lugar de trabajo moderno, dando acceso a las empresas a talentos globales y ofreciendo a los empleados una flexibilidad sin precedentes. Sin embargo, emplear e incorporar trabajadores remotos también conlleva desafíos únicos, especialmente en lo que respecta a la verificación de identidad y la ciberseguridad. Sin la posibilidad de reunirse cara a cara, ¿cómo puede asegurarse de que la persona que está contratando es quien dice ser? ¿Y cómo puede crear una experiencia de incorporación fluida mientras protege información sensible de la empresa?

Esta guía profundiza en por qué la incorporación segura de trabajadores remotos es crítica y proporciona un plan paso a paso para ayudar a su negocio a contratar trabajadores remotos de manera segura y confiable.

Aspectos clave:

• La verificación de identidad es crucial: utilice herramientas digitales avanzadas como Veriff para confirmar las identidades de los trabajadores remotos y prevenir el fraude.
• Las plataformas seguras agilizan el proceso: herramientas de recursos humanos como Deel y BambooHR para asegurar que los datos sensibles estén encriptados y los flujos de trabajo sean eficientes.
• La ciberseguridad es innegociable: Capacite a los nuevos empleados sobre phishing, prácticas de contraseñas y seguridad de dispositivos para salvaguardar la información de la empresa.
• La comunicación efectiva genera confianza: Políticas transparentes, canales seguros y revisiones mejoran la confianza y el compromiso.
• Herramientas como Veriff facilitan la contratación global: la plataforma impulsada por IA de Veriff valida identidades en todo el mundo, asegurando cumplimiento y eficiencia.

Por qué es importante la incorporación remota segura

1. Protégete contra fraudes y violaciones de cumplimiento

Cuando operas en un entorno remoto, el riesgo de fraude en la contratación es mayor. Es más fácil para los actores malintencionados falsificar documentos, hacerse pasar por otros y acceder sin autorización a tus sistemas. Por ejemplo, contratar a alguien basado en credenciales falsas podría llevar a comprometer datos, interrupciones operativas y posibles implicaciones legales si no cumples con las regulaciones laborales.

Consejo práctico: Además de verificar los documentos de identidad, establezca un proceso de selección exhaustivo. Esto incluye verificar referencias y validar calificaciones a través de canales oficiales, como universidades o juntas profesionales. Al combinar herramientas de verificación de identidad con diligencia debida, reduce significativamente los riesgos de fraude.

2. Establece confianza y credibilidad en tu organización

La incorporación no se trata solo de llenar formularios; es tu oportunidad de causar una buena primera impresión. Para empleados remotos, un proceso de incorporación virtual estructurado señala que tu empresa es profesional, organizada e interesada en su éxito. Una experiencia de incorporación bien planificada ayuda a los nuevos empleados remotos a establecer conexiones con sus colegas y adaptarse a la cultura de la empresa.

Cuando un nuevo empleado siente que su información personal se maneja con cuidado y seguridad, establece las bases para la confianza y el compromiso a largo plazo

Consejo profesional: Comparta el manual de empleados y la protección de datos y las políticas de incorporación de su empresa de manera anticipada. La transparencia asegura a los nuevos empleados que su información se maneja de manera responsable.

3. Evita amenazas cibernéticas

El error humano representa una gran parte de las violaciones de seguridad. Sin un plan de incorporación estructurado, los nuevos empleados pueden exponer sin querer su negocio a amenazas cibernéticas, como ataques de phishing o contraseñas débiles. La incorporación segura mitiga estos riesgos al incorporar verificación de identidad y capacitación en ciberseguridad en el proceso.

Los actores malintencionados utilizan cada vez más identidades falsas para conseguir empleo y acceder a sistemas sensibles, arriesgando filtraciones de datos y robo de propiedad intelectual. La verificación de identidad avanzada y las prácticas de KYE son cruciales para detener contrataciones fraudulentas y proteger tu negocio. Medidas robustas de incorporación pueden exponer credenciales falsas antes de que se conviertan en amenazas.

Ejemplo: Un estudio de caso reciente reveló que un trabajador remoto descargó sin saber malware a través de un correo electrónico de phishing en su fecha de inicio. Si este negocio hubiera invertido en listas de verificación de incorporación exhaustivas, podría haber evitado este costoso error.

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Cómo incorporar trabajadores remotos de manera segura en 7 pasos:

Paso 1: Implemente herramientas avanzadas de verificación de identidad digital

Verificar la identidad de un candidato ya no se limita a reuniones en persona. Herramientas sofisticadas como Veriff utilizan inteligencia artificial para confirmar identidades de manera remota con eficiencia y precisión.

Cómo funciona:

• Los empleados suben un documento de identidad emitido por el gobierno y toman una selfie.
• La tecnología impulsada por IA valida la autenticidad del documento de identidad y lo compara con la selfie.
• Algunas herramientas incluso cruzan fotos con bases de datos oficiales para mayor seguridad.

Consejo adicional: Incorpore verificación basada en geolocalización para confirmar dónde se encuentra físicamente el candidato. Esto añade una capa adicional de seguridad, especialmente para contrataciones internacionales.

Paso 2: Adopta plataformas de RRHH seguras e integradas

Gestionar programas de incorporación requiere herramientas que agilicen los flujos de trabajo y aseguren datos sensibles. Plataformas como Deel, BambooHR, Gusto y Workday están equipadas para manejar procesos de principio a fin, desde el envío de cartas de oferta hasta la gestión de nómina y beneficios, todo mientras encriptan la información de los empleados. Descubra cómo Deel y Crossover se asociaron con Veriff para mejorar la confianza, la seguridad y la eficiencia en la gestión de equipos remotos.

Características clave para aprovechar:

• Verificaciones de antecedentes automatizadas integradas en la plataforma.
• Almacenamiento encriptado para datos sensibles de empleados.
• Herramientas de cumplimiento para asegurar que tu negocio cumpla con las leyes laborales locales.

Ejemplo: Una pequeña empresa que lucha con la incorporación manual podría beneficiarse al cambiar a una plataforma de recursos humanos como Gusto. No solo simplifica la recolección de documentos, sino que también mantiene protegida la información personal bajo estrictos protocolos de encriptación.

Paso 3: Realiza entrevistas virtuales cara a cara

Si bien la tecnología puede verificar documentos, la interacción humana es clave para confirmar la autenticidad de una persona. Las videollamadas te permiten evaluar el comportamiento, tono y alineación general de un candidato con tu organización.

Consejo de verificación mejorado: Durante la entrevista virtual, pida a los candidatos que sostengan su documento de identidad para confirmación. Esta verificación inmediata puede ayudar a detectar inconsistencias tempranas en el proceso.

Consejo profesional: Grabe las entrevistas (con el consentimiento del candidato) para futuras referencias. Tener documentación puede ser útil para verificar disputas o aclaraciones más adelante.

Paso 4: Incluya capacitación en ciberseguridad como parte de la incorporación

Ningún plan de incorporación está completo sin equipar a los empleados para manejar riesgos cibernéticos. Muchos trabajadores remotos usan dispositivos personales, que pueden ser más vulnerables a ataques. Prepáralos para el éxito brindando capacitación en ciberseguridad que asegure que estén listos para proteger datos sensibles de la empresa desde el primer día.

Temas sugeridos de ciberseguridad:

• Evitar estafas de phishing: capacita a los empleados para reconocer correos electrónicos falsos o enlaces maliciosos.
• Mejores prácticas de contraseña: fomenta el uso de administradores de contraseñas y contraseñas únicas y complejas.
• Seguridad del dispositivo: enfatiza la importancia de tener software antivirus, cortafuegos y conexiones WiFi seguras.

Escenario de ejemplo para la capacitación: 

Utilice correos electrónicos de phishing simulados durante las sesiones de capacitación para ayudar a los empleados a identificar señales de alerta. Herramientas como KnowBe4 le permiten crear escenarios de la vida real que refuercen lecciones clave.

Paso 5: Establezca canales de comunicación y políticas claras

Los nuevos miembros del equipo pueden sentirse desconectados sin fácil acceso a soporte y recursos. Proporcionar acceso a herramientas de comunicación seguras, como Slack, Microsoft Teams o Zoom, garantiza que puedan colaborar sin inconvenientes mientras reduces vulnerabilidades de seguridad.

Orientación práctica:

• Entrega un manual del empleado digitalmente, que describa las políticas de trabajo remoto y ciberseguridad de tu empresa.
• Asigna un compañero de incorporación dedicado, un compañero de equipo que pueda responder preguntas y hacer que el empleado se sienta bienvenido.

Ejemplo: Cree una lista de verificación para el Día 1 con instrucciones paso a paso sobre cómo configurar herramientas, acceder a cuentas y comprender flujos de trabajo. Esto minimiza retrasos y errores que podrían debilitar la seguridad.

Paso 6: Firme digitalmente contratos para una incorporación segura

Han quedado atrás los días de imprimir, firmar y escanear documentos. Herramientas de firma digital como DocuSign y Adobe Sign permiten a los nuevos empleados firmar contratos de forma segura, con encriptación a prueba de manipulaciones que cumple con estándares de cumplimiento globales.

Consejo profesional: Configure recordatorios automáticos para documentos incompletos. Esto asegura que contratos críticos como los acuerdos de no divulgación (NDAs) sean firmados de manera oportuna.

Caso de uso extendido: Estas herramientas no solo simplifican la incorporación, sino que también pueden agilizar las tareas continuas de recursos humanos, como la inscripción en beneficios o la actualización de acuerdos laborales.

Paso 7: Cómo Veriff eleva la incorporación remota

La plataforma impulsada por IA deVeriff asegura que la incorporación de empleados remotos sea fluida, conforme y segura. Sus métodos de verificación avanzados reducen los riesgos de fraude, mientras garantizan una experiencia de incorporación sin inconvenientes.

Lo que distingue a Veriff:

• Tecnología avanzada: Veriff utiliza robustas verificaciones faciales y controles de autenticidad de documentos para verificar instantáneamente identidades.
• Cobertura global: Veriff admite más de 12,000 documentos de identificación emitidos por el gobierno de 230 países y territorios, lo que lo hace ideal para empresas que contratan globalmente.
• Prevención de fraudes: Detecta signos de manipulación, falsificación o robo de identidades, reduciendo el riesgo de incorporar trabajadores fraudulentos.

Cómo Veriff se integra en tu flujo de trabajo:

• Los empleados reciben una invitación segura para verificar su identidad.
• Suben su documento de identidad emitido por el gobierno a través de un portal web o un dispositivo móvil.
• La IA deVeriff verifica rápidamente los datos, garantizando validez y autenticidad.
• Los resultados se entregan casi al instante, integrándose sin problemas con tu plataforma de recursos humanos o despacho existente.

Beneficios de usar Veriff:

• Velocidad y eficiencia: La verificación ocurre en segundos, evitando retrasos en la incorporación.
• Cumplimiento: Veriff cumple con los estándares de la industria, asegurando que permanezca conforme a las leyes de protección de datos como el GDPR.
• Mejora de la experiencia del candidato: El proceso simplificado es amigable con el usuario, reduciendo la fricción en la incorporación para nuevos empleados.
  
  Consejo profesional: Combine Veriff con sus entrevistas virtuales para mayor seguridad. Por ejemplo, después de realizar una reunión inicial en persona, utilice Veriff para validar el ID y la documentación que coincide con el candidato visto en cámara.

Consejos avanzados para la incorporación de trabajadores remotos

• Audite regularmente su proceso. Las amenazas cibernéticas evolucionan, por lo que su marco de incorporación también debería hacerlo. Realice auditorías periódicas de sus herramientas, políticas y tecnologías para asegurar el cumplimiento con los estándares de la industria.
• Autenticación biométrica. Biometría asegura que la persona que recoge el equipo de la empresa y accede a los sistemas sea la misma persona verificada que fue contratada, añadiendo una capa adicional de seguridad al proceso de incorporación.
• Utilice autenticación de múltiples factores (MFA). Requiere MFA en todos los sistemas y herramientas. Incluso si se compromete una credencial de inicio de sesión, la MFA añade una segunda capa de seguridad que es difícil de eludir.
• Invierte en el compromiso continuo de los empleados. La incorporación no termina una vez que un empleado comienza a trabajar. Realice chequeos virtuales regulares, ofrezca cursos de desarrollo profesional y genere un sentido de comunidad para su equipo remoto.
• Implemente un programa de incorporación bien estructurado. Un programa de incorporación efectivo es crucial para los nuevos empleados. Mejora la retención y productividad de los empleados al proporcionar capacitación, recursos y una introducción completa a la cultura, políticas y compañeros de trabajo de la empresa. En un entorno laboral post-pandémico, considere los desafíos y consideraciones relacionadas con la incorporación remota para asegurar una transición fluida para los nuevos empleados.

El rendimiento de una incorporación remota segura

Un proceso de incorporación seguro y completo, que incluye una incorporación virtual exitosa, beneficia a tu negocio de múltiples maneras:

• Reduce el riesgo al proteger datos sensibles y asegurar el cumplimiento.
• Empodera a los empleados para trabajar con confianza, sabiendo que han sido capacitados y preparados para el éxito.
• Fortalece tu reputación, mostrando que tu empresa valora el profesionalismo y la ciberseguridad.
• Previene que actores maliciosos accedan a tus datos y sistemas, salvaguardando tu negocio contra amenazas.

Al integrar soluciones como Veriffjunto con otras mejores prácticas, su proceso de incorporación se vuelve más confiable, eficiente y seguro. Este es el primer paso para construir una fuerza laboral remota productiva, segura y empoderada. Explora los planes de autoservicio de Veriff para ayudar a su negocio a gestionar y mitigar los riesgos de fraude.

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Preguntas frecuentes

1. ¿Por qué es importante la verificación de identidad para la incorporación remota?

La verificación de identidad asegura que está contratando candidatos legítimos, reduce el riesgo de fraude y mantiene el cumplimiento de las leyes laborales y de protección de datos.

2. ¿Cómo ayuda Veriff con las verificaciones de identidad?

Veriff utiliza tecnología impulsada por inteligencia artificial para verificar identificaciones emitidas por el gobierno y hacer coincidirlas con selfies en tiempo real. Ofrece cobertura global y asegura cumplimiento con los estándares de seguridad de datos.

3. ¿Qué herramientas pueden agilizar los procesos de incorporación seguros?

Herramientas como Veriff para la verificación de identidad, Deel para la gestión de flujo de trabajo y DocuSign para contratos digitales son excelentes opciones para garantizar una experiencia segura y sin inconvenientes.

4. ¿Qué medidas de ciberseguridad deben aprender los nuevos empleados remotos?

Los trabajadores remotos deben entender cómo reconocer correos electrónicos de phishing, crear contraseñas seguras, proteger dispositivos con software antivirus y usar redes WiFi seguras.

5. ¿Cómo puedo mantener la confianza y el compromiso con los empleados remotos?

Proporcione herramientas de comunicación seguras, establezca políticas de incorporación transparentes y mantenga contacto con los nuevos empleados regularmente para garantizar que se sientan apoyados.

6. ¿Mejora la incorporación segura la retención de empleados?

Sí. Un proceso fluido y seguro brinda a los empleados confianza en tu empresa, fomentando un fuerte sentido de confianza y compromiso a largo plazo.

Al abordar preocupaciones de seguridad y aprovechar herramientas avanzadas como Veriff, estás preparando a tu fuerza laboral remota para el éxito mientras proteges tu negocio de posibles amenazas.