Hacer negocios en línea nunca ha sido tan fácil. Las empresas pueden hacer el onboarding de clientes, proveedores, comerciantes y socios a nivel internacional sin necesidad de reunirse en persona.

Pero esa comodidad crea un reto fundamental: ¿cómo saber si el negocio al otro lado de la transacción es legítimo?

Un sitio web profesional y un nombre de empresa convincente ya no son suficientes. Los estafadores pueden crear empresas fantasma, suplantar a empresas legítimas, falsificar información de la empresa y ocultar a las personas que en última instancia son propietarias o controlan una organización. Esto hace que la verificación de empresas sea una parte cada vez más importante del onboarding y la gestión de riesgos.

Para las organizaciones que operan en sectores regulados o de mayor riesgo, este proceso se formaliza comúnmente a través de los procedimientos de Conoce a tu empresa (KYB). El KYB ayuda a las organizaciones a verificar que una empresa existe, a entender quién es su propietario y quién la controla, a identificar posibles indicadores de riesgo y a tomar decisiones de onboarding más informadas.

¿Qué significa verificar una empresa?

La verificación de empresas es el proceso de confirmar que una compañía es legítima y que la información que proporciona es exacta. En su forma más simple, esto puede implicar la comprobación del nombre legal de una empresa, el número de registro, la dirección y el estado de registro en un registro mercantil oficial.

Conoce a tu empresa, o KYB, va más allá. Se refiere a los procesos que las organizaciones utilizan para verificar la identidad, legitimidad, propiedad y riesgo potencial de las empresas con las que establecen relaciones: quién es el propietario y controla la empresa, quiénes son sus beneficiarios finales (UBO), si esas personas son quienes dicen ser y si la empresa o alguien vinculado a ella aparece en listas de sanciones, es una persona políticamente expuesta (PEP) o está vinculada a medios de comunicación adversos.

Comparte muchos principios con Conoce a tu cliente (KYC). El KYC se centra principalmente en la identificación de un cliente individual. El KYB se centra en la comprensión de una entidad jurídica y de las personas que están detrás de ella.

El objetivo no es simplemente comprobar que el nombre de una empresa aparece en una base de datos. Las organizaciones necesitan suficiente información fiable para entender con quién están haciendo negocios realmente.

Por qué es importante la verificación de empresas

Las estructuras corporativas pueden encubrir el fraude y los delitos financieros. Una empresa fraudulenta puede intentar suplantar a una organización legítima. Una empresa fantasma puede ocultar el movimiento o la propiedad de los fondos. Las estructuras de propiedad complejas también pueden dificultar la determinación de quién controla en última instancia una empresa. La verificación de empresas ayuda a las organizaciones a identificar estos riesgos antes de establecer o ampliar una relación comercial.

Los procesos de KYB eficaces pueden ayudar a las organizaciones en varias áreas.

Prevención de fraude

La verificación de la información de la empresa con fuentes de datos fiables puede dejar al descubierto incoherencias entre lo que una empresa afirma y lo que muestran los registros oficiales.

Por ejemplo, una organización podría proporcionar un nombre de empresa o un número de registro que no coincide con la información del registro.

Cumplimiento normativo

Las organizaciones sujetas a los requisitos de prevención de lavado de dinero (PLD) y de la lucha contra la financiación del terrorismo pueden necesitar realizar una debida diligencia sobre los clientes empresariales y comprender sus estructuras de propiedad. Los requisitos exactos varían según la jurisdicción, el sector y el riesgo.

Gestión de riesgos

No todas las relaciones comerciales conllevan el mismo nivel de riesgo. Comprender la propiedad, el estado, la jurisdicción y las personas asociadas a una empresa permite a las organizaciones aplicar un enfoque basado en el riesgo y decidir si es apropiado realizar una debida diligencia adicional.

Onboarding más rápido y eficiente

Automatizar la verificación de empresas también puede hacer más eficiente el onboarding. En lugar de pedir a los equipos de cumplimiento que busquen manualmente en múltiples registros y bases de datos, las organizaciones pueden recopilar y verificar la información como parte de un flujo de trabajo digital estructurado. Cuando falta información o documentos de respaldo, se puede pedir a la propia empresa que los proporcione directamente, lo que reduce las idas y venidas entre los equipos de cumplimiento y los solicitantes.

Conoce a tu empresa (KYB)

Verifica empresas con confianza

Aprende cómo la verificación de empresas te ayuda a reducir el fraude, gestionar el riesgo y hacer el onboarding de empresas legítimas con confianza.

Contáctenos

Cómo comprobar si una empresa es legítima

Ninguna información por sí sola establece si una empresa es fiable. En cambio, las empresas deben tener en cuenta múltiples puntos de datos.

Para concretar esto, imagina un mercado en línea que incorpora a un nuevo vendedor externo: una empresa que quiere vender productos electrónicos de consumo en la plataforma y recibir los pagos de sus ventas. Antes de que el vendedor pueda publicar productos, el mercado necesita saber con quién está tratando. Lo seguiremos en cada paso.

1. Comprueba la información y el estado del registro de la empresa

Uno de los primeros pasos es confirmar que la empresa existe en un registro oficial o de confianza adecuado. Dependiendo de la jurisdicción, la información útil puede incluir:

• Nombre de la empresa registrada
• Número de registro
• Fecha de constitución
• Dirección registrada
• Estado actual de la empresa
• Tipo de empresa
• Directores o funcionarios

La información proporcionada por la empresa debe corresponder con la información disponible de fuentes autorizadas. Las discrepancias no indican automáticamente un fraude, pero pueden justificar una investigación más a fondo.

Encontrar una empresa en un registro es solo el principio. Las organizaciones también deben determinar si la entidad está activa y al corriente de sus obligaciones cuando esa información está disponible. Una empresa puede existir en los registros históricos pero haber sido disuelta, dada de baja o haber quedado inactiva posteriormente.

En nuestro ejemplo, el registro confirma el nombre y el número de registro del vendedor, muestra que está activo y enumera a dos directores. También muestra que la empresa se constituyó hace ocho meses, aunque su perfil de vendedor dice que lleva operando «más de una década». Eso no prueba nada por sí solo, pero vale la pena señalarlo.

2. Comprender la estructura de propiedad e identificar a los beneficiarios finales

La propiedad de una empresa puede complicarse rápidamente. Los accionistas de una empresa pueden ser personas físicas, pero también pueden ser otras empresas. Por eso es importante conocer no solo a los accionistas inmediatos, sino también a las personas físicas que, en última instancia, son propietarias o controlan la organización. Estas personas se conocen comúnmente como beneficiarios finales.

Un beneficiario final (UBO) es la persona que en última instancia posee o controla una entidad jurídica. La definición precisa y los umbrales de propiedad pueden variar según la jurisdicción, aunque un umbral común es la propiedad o el control del 20 % o más. La identificación de los UBO es una parte importante del KYB porque los accionistas que figuran en una empresa no siempre son las personas que se benefician o controlan el negocio en última instancia.

Dependiendo de la jurisdicción, la información sobre el UBO puede estar disponible directamente en el registro mercantil. Cuando no es así, se puede pedir a la empresa que declare sus UBO como parte del proceso de onboarding.

El registro del vendedor enumera dos accionistas: uno de sus directores, con un 40 %, y una sociedad holding, con un 60 %. Una empresa no puede ser un UBO, por lo que el mercado pide al vendedor que declare las personas que en última instancia son propietarias o lo controlan durante el onboarding. El vendedor declara un UBO.

3. Verificar directores, accionistas y UBO

Saber el nombre de alguien es diferente de saber quién es realmente esa persona. Una vez que se ha identificado a las personas relevantes que están detrás de una empresa, las organizaciones pueden necesitar verificar sus identidades.

La verificación de identidad (IDV) puede ayudar a establecer que los directores, accionistas, UBO u otros representantes relevantes son personas reales y que la información de identidad que proporcionan es auténtica. Aquí es donde KYB y KYC se cruzan cada vez más.

Los dos directores del vendedor y su UBO declarado completan una verificación de identidad, confirmando que cada uno es una persona real cuyos datos coinciden con lo que el vendedor declaró. Esto también ayuda al mercado a asegurarse de que las personas que configuran la cuenta no están utilizando la identidad de otra persona para entrar en la plataforma.

4. Analizar empresas y personas asociadas

La verificación de empresas también puede implicar la comprobación de empresas y personas relevantes en listas de sanciones, personas políticamente expuestas (PEP), medios de comunicación adversos y otras fuentes de datos de PLD aplicables. Por ejemplo, una empresa puede parecer legítima en un registro mercantil mientras que uno de sus beneficiarios finales presenta un riesgo adicional que requiere una mayor investigación.

Una posible coincidencia en el análisis no significa necesariamente que una empresa o persona esté implicada en un delito financiero. Las organizaciones necesitan procesos para investigar las posibles coincidencias, resolver los falsos positivos y determinar si es apropiada una debida diligencia adicional. Conectar la verificación de empresas con la verificación de identidad y el análisis de PLD puede dar a los equipos de cumplimiento una imagen más completa de la relación.

El análisis arroja una posible coincidencia de PEP para el UBO declarado. Un analista del equipo de confianza y seguridad del mercado lo revisa, descubre que se trata de otra persona con un nombre similar y lo resuelve como un falso positivo.

5. Juntar todo: buscar incoherencias y señales de fraude

La verificación de empresas no consiste simplemente en comprobar puntos de datos individuales. Las organizaciones también deben considerar si la información que recopilan tiene sentido cuando se ve en conjunto. Las posibles señales de advertencia pueden incluir:

• Información de la empresa que no coincide con los datos del registro
• Números de registro asociados a una empresa diferente
• Empresas de reciente creación que se presentan como organizaciones de larga trayectoria
• Información sobre la propiedad que es inesperada, poco clara o incompleta
• Personas cuya información no puede ser verificada de forma fiable
• Discrepancias entre los beneficiarios reales declarados y los identificados
• Coincidencias relevantes de sanciones o análisis de PLD

Un indicador de riesgo no establece automáticamente que una empresa sea fraudulenta. En cambio, puede ser un motivo para investigar más a fondo o aplicar una debida diligencia reforzada.

En conjunto, la mayor parte de la imagen del vendedor es coherente: una empresa activa, directores y UBO verificados y ninguna coincidencia de análisis confirmada.

La cuestión pendiente es la diferencia entre su reciente fecha de constitución y su afirmación de tener una larga trayectoria. Antes de permitir que el vendedor se ponga en marcha, el mercado le pide que explique la diferencia, por ejemplo, proporcionando documentos de apoyo a través del flujo de onboarding, y revisa la respuesta. El proceso exacto dependerá del sector de la organización, la jurisdicción, las obligaciones regulatorias y el apetito de riesgo.

Verificación manual de empresas vs. KYB automatizado

Algunos elementos de la verificación de empresas pueden realizarse manualmente. Los equipos de cumplimiento pueden buscar en los registros corporativos, revisar los documentos de la empresa, identificar a los accionistas y directores y realizar comprobaciones adicionales sobre las personas implicadas. Esto puede funcionar cuando se hace el onboarding a un pequeño número de empresas. Sin embargo, a gran escala, el proceso puede consumir rápidamente muchos recursos.

Las organizaciones que operan en múltiples mercados pueden necesitar trabajar con diferentes registros, formatos de datos, idiomas, estructuras corporativas y requisitos regulatorios. Los equipos de cumplimiento también pueden pasar un tiempo significativo moviéndose entre sistemas y revisando manualmente la información. El KYB automatizado puede llevar estas comprobaciones a un flujo de trabajo más estructurado.

Dependiendo de la solución y de los datos disponibles, la automatización puede recuperar la información de la empresa y de los beneficiarios reales de las fuentes pertinentes, verificar los datos de registro y las identidades de las personas implicadas, ejecutar análisis de PLD y recopilar la información y los documentos que falten directamente de la empresa. La recopilación de estos resultados en un solo lugar, con la fuente de cada punto de datos mostrada, también hace que las incoherencias sean más fáciles de detectar y revisar.

La automatización no elimina la necesidad del juicio de cumplimiento. En cambio, puede reducir el trabajo manual repetitivo y ayudar a los equipos a centrar su atención en los casos de mayor riesgo o ambiguos.

La verificación de la empresa no siempre debe terminar en el onboarding

Una empresa que pasa la verificación hoy puede cambiar mañana. Los directores pueden cambiar. La propiedad puede transferirse. Pueden aparecer nuevos beneficiarios reales. Una empresa puede cambiar de estado y las personas asociadas a la organización pueden aparecer posteriormente en listas de sanciones u otras listas de PLD relevantes.

Para las organizaciones que necesitan gestionar el riesgo a lo largo del ciclo de vida del cliente, confiar exclusivamente en la información recopilada durante el onboarding inicial puede crear lagunas. Dependiendo de los requisitos aplicables y del enfoque basado en el riesgo de la organización, la reverificación de las empresas a intervalos regulares puede ayudar a identificar cambios en los datos de la empresa y en la propiedad, mientras que el monitoreo continuo de PLD puede señalar nuevas coincidencias en las listas de sanciones, PEP o medios de comunicación adversos entre esas comprobaciones y activar una reevaluación cuando sea necesario.

Para el mercado, eso podría significar volver a verificar al vendedor una vez al año y monitorear a sus directores y UBO en busca de nuevos riesgos de PLD mientras tanto.

Esto convierte al KYB de una comprobación única de onboarding en un enfoque continuo para comprender las relaciones comerciales.

Cómo Veriff apoya la verificación de empresas

La verificación de empresas se vuelve más potente cuando las organizaciones pueden conectar los datos de la empresa con la verificación de las personas que están detrás del negocio. La solución de Verificación de Empresas de Veriff ayuda a las organizaciones a verificar empresas en más de 300 jurisdicciones como parte de un flujo de trabajo digital de KYB, reduciendo la necesidad de recopilar y contrastar manualmente la información de la empresa a través de múltiples fuentes.

Las organizaciones pueden utilizar Veriff para apoyar procesos como:

• Verificar la información de la empresa contra registros comerciales y fuentes de datos confiables, mostrando la fuente de cada dato.
• Identificar a los directores y accionistas de la empresa
• Recuperar la información sobre los beneficiarios reales de los registros cuando esté disponible, o recopilarla de la empresa
• Verificar las identidades de las personas asociadas a una empresa
• Analizar a personas y empresas relevantes en listas de sanciones, PEP y medios de comunicación adversos, con monitoreo diario opcional de PLD
• Permitir que la empresa proporcione la información, los UBO y los documentos que falten a través de un flujo de onboarding guiado
• Apoyar el onboarding de empresas basado en el riesgo, con resultados, comentarios y un registro de auditoría completo en un solo caso

La combinación de la verificación de empresas con la verificación de identidad puede ayudar a las organizaciones a responder a dos preguntas fundamentales: ¿Es este un negocio legítimo, y son las personas detrás de él quienes dicen ser?

De la comprobación de una empresa al conocimiento de su negocio

Determinar si una empresa es legítima requiere algo más que encontrar su sitio web, comprobar las reseñas o confirmar que su nombre aparece en un registro de empresas. Las organizaciones necesitan comprender la entidad jurídica, su estado, su estructura de propiedad y las personas que la controlan en última instancia. Dependiendo de sus obligaciones regulatorias y de su exposición al riesgo, es posible que también necesiten analizar a las partes pertinentes y volver a comprobarlas con el tiempo. Esa es la diferencia entre simplemente comprobar una empresa y llevar a cabo un Conoce a tu empresa eficaz.

Al reunir los datos de la empresa, la información sobre la propiedad, la verificación de la identidad y el análisis de riesgos en un flujo de trabajo conectado, las organizaciones pueden tomar decisiones de onboarding más informadas y, al mismo tiempo, reducir la carga de trabajo manual de los equipos de cumplimiento.