Fazer negócios online nunca foi tão fácil. As empresas podem fazer o onboarding de clientes, fornecedores, comerciantes e parceiros de outros países sem precisar de encontros presenciais.

Mas essa conveniência cria um desafio fundamental: como saber se a empresa do outro lado da transação é legítima?

Um site profissional e um nome de empresa convincente já não são suficientes. Fraudadores podem criar empresas de fachada, se passar por empresas legítimas, falsificar informações da empresa e ocultar os indivíduos que, em última análise, possuem ou controlam uma organização. Isso torna a verificação de empresas uma parte cada vez mais importante do onboarding e da gestão de riscos.

Para organizações que operam em setores regulamentados ou de maior risco, esse processo é comumente formalizado por meio de procedimentos de Know Your Business (KYB). O KYB ajuda as organizações a verificar se uma empresa existe, a entender quem a possui e controla, a identificar possíveis indicadores de risco e a tomar decisões de onboarding mais informadas.

O que significa verificar uma empresa?

A verificação de empresas é o processo de confirmar que uma empresa é legítima e que as informações que ela fornece são precisas. Na sua forma mais simples, isso pode envolver a verificação do nome legal, número de registro, endereço e status de registro de uma empresa em um registro comercial oficial.

O Know Your Business, ou KYB, vai além. Refere-se aos processos que as organizações usam para verificar a identidade, legitimidade, propriedade e o risco potencial das empresas com as quais estabelecem relacionamentos: quem possui e controla a empresa, quem são seus beneficiários finais (UBOs), se essas pessoas são quem dizem ser e se a empresa ou alguém ligado a ela aparece em listas de sanções, é uma pessoa politicamente exposta (PPE) ou está ligada à mídia adversa.

Ele compartilha muitos princípios com o Know Your Customer (KYC). O KYC se concentra principalmente na identificação de um cliente individual. O KYB se concentra em entender uma entidade legal e as pessoas por trás dela.

O objetivo não é simplesmente constatar que o nome de uma empresa aparece em uma base de dados. As organizações precisam de informações confiáveis suficientes para entender com quem realmente estão fazendo negócios.

Por que a verificação de empresas é importante

Estruturas corporativas podem disfarçar fraudes e crimes financeiros. Uma empresa fraudulenta pode tentar se passar por uma organização legítima. Uma empresa de fachada pode ocultar a movimentação ou a propriedade de fundos. Estruturas de propriedade complexas também podem dificultar a determinação de quem, em última análise, controla uma empresa. A verificação de empresas ajuda as organizações a identificar esses riscos antes de estabelecer ou expandir uma relação comercial.

Processos de KYB eficazes podem apoiar as organizações em diversas áreas.

Prevenção de fraudes

Verificar as informações da empresa em fontes de dados confiáveis pode expor inconsistências entre o que uma empresa alega e o que os registros oficiais mostram.

Por exemplo, uma organização pode fornecer um nome de empresa ou número de registro que não corresponde às informações do registro.

Conformidade regulatória

As organizações sujeitas aos requisitos de prevenção à lavagem de dinheiro (PLD) e de combate ao financiamento do terrorismo podem precisar realizar a devida diligência em clientes empresariais e entender suas estruturas de propriedade. Os requisitos exatos variam por jurisdição, setor e risco.

Gestão de riscos

Nem toda relação de negócios carrega o mesmo nível de risco. Entender a propriedade, o status, a jurisdição e os indivíduos associados a uma empresa permite que as organizações apliquem uma abordagem baseada em risco e decidam se a devida diligência adicional é apropriada.

Onboarding mais rápido e eficiente

Automatizar a verificação de empresas também pode tornar o onboarding mais eficiente. Em vez de pedir às equipes de compliance que pesquisem manualmente vários registros e bases de dados, as organizações podem coletar e verificar informações como parte de um fluxo de trabalho digital estruturado. Onde faltam informações ou documentos de apoio, a própria empresa pode ser solicitada a fornecê-los diretamente, reduzindo o vaivém entre as equipes de compliance e os solicitantes.

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Saiba como a verificação de empresas ajuda você a reduzir fraudes, gerenciar riscos e fazer o onboarding de empresas legítimas com confiança.

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Como verificar se uma empresa é legítima

Nenhuma informação isolada estabelece se uma empresa é confiável. Em vez disso, as empresas devem considerar vários pontos de dados.

Para tornar isso concreto, imagine um marketplace online fazendo o onboarding de um novo vendedor terceirizado: uma empresa que deseja vender eletrônicos de consumo na plataforma e receber pagamentos por suas vendas. Antes que o vendedor possa listar produtos, o marketplace precisa saber com quem está lidando. Vamos acompanhar cada etapa.

1. Verifique as informações de registro e o status da empresa

Uma das primeiras etapas é confirmar que a empresa existe em um registro oficial ou confiável apropriado. Dependendo da jurisdição, informações úteis podem incluir:

• Nome registrado da empresa
• Número de registro
• Data de constituição
• Endereço registrado
• Status atual da empresa
• Tipo de empresa
• Diretores ou administradores

As informações fornecidas pela empresa devem corresponder às informações disponíveis em fontes oficiais. Discrepâncias não indicam fraude automaticamente, mas podem exigir uma investigação mais aprofundada.

Encontrar uma empresa em um registro é apenas o começo. As organizações também devem determinar se a entidade está ativa e em situação regular, onde essa informação estiver disponível. Uma empresa pode existir em registros históricos, mas ter sido posteriormente dissolvida, baixada ou se tornado inativa.

Em nosso exemplo, o registro confirma o nome e o número de registro do vendedor, mostra que ele está ativo e lista dois diretores. Ele também mostra que a empresa foi constituída há oito meses, embora seu perfil de vendedor diga que ela está no mercado “há mais de uma década”. Isso não prova nada por si só, mas vale a pena notar.

2. Entenda a estrutura de propriedade e identifique os beneficiários finais

A propriedade de uma empresa pode se tornar complicada rapidamente. Os acionistas de uma empresa podem ser pessoas físicas, mas também podem ser outras empresas. Por isso, é importante entender não apenas os acionistas imediatos, mas também as pessoas físicas que, em última análise, possuem ou controlam a organização. Esses indivíduos são comumente conhecidos como beneficiários finais.

Um beneficiário final (UBO) é o indivíduo que, em última análise, possui ou controla uma entidade legal. A definição precisa e os limites de propriedade podem variar entre jurisdições, embora um limite comum seja a propriedade ou o controle de 20% ou mais. Identificar os UBOs é uma parte importante do KYB, porque os acionistas listados para uma empresa nem sempre são as pessoas que, em última análise, se beneficiam ou controlam o negócio.

Dependendo da jurisdição, as informações do UBO podem estar disponíveis diretamente no registro comercial. Onde não estiverem, a empresa pode ser solicitada a declarar seus UBOs como parte do processo de onboarding.

O registro do vendedor lista dois acionistas: um de seus diretores, com 40%, e uma holding, com 60%. Uma empresa não pode ser um UBO, então o marketplace solicita que o vendedor declare os indivíduos que, em última análise, o possuem ou controlam durante o onboarding. O vendedor declara um UBO.

3. Verifique diretores, acionistas e UBOs

Saber o nome de alguém é diferente de saber quem essa pessoa realmente é. Uma vez que os indivíduos relevantes por trás de uma empresa tenham sido identificados, as organizações podem precisar verificar suas identidades.

A verificação de identidade (IDV) pode ajudar a estabelecer que diretores, acionistas, UBOs ou outros representantes relevantes são pessoas reais e que as informações de identidade que fornecem são autênticas. É aqui que o KYB e o KYC se cruzam cada vez mais.

Os dois diretores do vendedor e seu UBO declarado concluem uma verificação de identidade, confirmando que cada um é uma pessoa real cujos detalhes correspondem ao que o vendedor declarou. Isso também ajuda o marketplace a garantir que as pessoas que estão criando a conta não estão usando a identidade de outra pessoa para entrar na plataforma.

4. Analise empresas e indivíduos associados

A verificação de empresas também pode envolver a verificação de empresas e indivíduos relevantes em listas de sanções, pessoas politicamente expostas (PPE), mídia adversa e outras fontes de dados de PLD aplicáveis. Por exemplo, uma empresa pode parecer legítima em um registro comercial, enquanto um de seus beneficiários finais apresenta um risco adicional que requer uma investigação mais aprofundada.

Uma possível correspondência na triagem não significa necessariamente que uma empresa ou indivíduo esteja envolvido em crime financeiro. As organizações precisam de processos para investigar possíveis correspondências, resolver falsos positivos e determinar se uma diligência devida adicional é apropriada. Conectar a verificação de empresas com a verificação de identidade e a triagem de PLD pode dar às equipes de compliance uma visão mais completa do relacionamento.

A triagem retorna uma possível correspondência de PPE para o UBO declarado. Um analista da equipe de confiança e segurança do marketplace a analisa, descobre que se refere a uma pessoa diferente com um nome semelhante e a resolve como um falso positivo.

5. Junte tudo: procure por inconsistências e sinais de fraude

A verificação de empresas não se resume a verificar pontos de dados individuais. As organizações também devem considerar se as informações que coletam fazem sentido quando vistas em conjunto. Os possíveis sinais de alerta podem incluir:

• Informações da empresa que não correspondem aos registros
• Números de registro associados a uma empresa diferente
• Empresas recém-constituídas que se apresentam como organizações estabelecidas há muito tempo
• Informações de propriedade inesperadas, pouco claras ou incompletas
• Indivíduos cujas informações não podem ser verificadas de forma confiável
• Discrepâncias entre os beneficiários finais declarados e os identificados
• Sanções relevantes ou correspondências na triagem de PLD

Um indicador de risco não estabelece automaticamente que uma empresa é fraudulenta. Em vez disso, pode fornecer um motivo para investigar mais a fundo ou aplicar uma diligência devida aprimorada.

Em conjunto, a maior parte do cenário do vendedor é consistente: uma empresa ativa, diretores e UBO verificados e nenhuma correspondência de triagem confirmada.

A questão em aberto é a lacuna entre a data de constituição recente e a alegação de ser uma empresa estabelecida há muito tempo. Antes de permitir que o vendedor entre no ar, o marketplace pede que ele explique a lacuna, por exemplo, fornecendo documentos de suporte por meio do fluxo de onboarding, e analisa a resposta. O processo exato dependerá do setor, da jurisdição, das obrigações regulatórias e do apetite a risco da organização.

Verificação de empresas manual vs. KYB automatizado

Alguns elementos da verificação de empresas podem ser realizados manualmente. As equipes de compliance podem pesquisar registros corporativos, revisar documentos da empresa, identificar acionistas e diretores e realizar verificações adicionais sobre os indivíduos envolvidos. Isso pode funcionar ao fazer o onboarding de um pequeno número de empresas. Em escala, no entanto, o processo pode se tornar rapidamente intensivo em recursos.

Organizações que operam em vários mercados podem precisar trabalhar com diferentes registros, formatos de dados, idiomas, estruturas corporativas e requisitos regulatórios. As equipes de compliance também podem gastar um tempo significativo alternando entre sistemas e revisando informações manualmente. O KYB automatizado pode trazer essas verificações para um fluxo de trabalho mais estruturado.

Dependendo da solução e dos dados disponíveis, a automação pode recuperar informações da empresa e de beneficiários finais de fontes relevantes, verificar detalhes de registro e as identidades das pessoas envolvidas, executar a triagem de PLD e coletar informações e documentos faltantes diretamente da empresa. Reunir esses resultados em um único lugar, com a fonte de cada ponto de dados exibida, também facilita a detecção e a revisão de inconsistências.

A automação não elimina a necessidade de julgamento da equipe de compliance. Em vez disso, pode reduzir o trabalho manual repetitivo e ajudar as equipes a focar sua atenção em casos de maior risco ou ambíguos.

A verificação de empresas nem sempre deve terminar no onboarding

Uma empresa que passa na verificação hoje pode mudar amanhã. Diretores podem mudar. A propriedade pode ser transferida. Novos beneficiários finais podem surgir. Uma empresa pode mudar de status, e indivíduos associados à organização podem aparecer posteriormente em listas de sanções ou outras listas de PLD relevantes.

Para organizações que precisam gerenciar riscos ao longo do ciclo de vida do cliente, contar exclusivamente com as informações coletadas durante o onboarding inicial pode, portanto, criar lacunas. Dependendo dos requisitos aplicáveis e da abordagem baseada em risco da organização, a re-verificação de empresas em intervalos regulares pode ajudar a identificar mudanças nos detalhes e na propriedade da empresa, enquanto o monitoramento contínuo de PLD pode sinalizar novas correspondências de sanções, PPE ou mídia adversa entre essas verificações e acionar uma reavaliação quando necessário.

Para o marketplace, isso pode significar re-verificar o vendedor uma vez por ano e monitorar seus diretores e UBO para novos riscos de PLD nesse ínterim.

Isso transforma o KYB de uma verificação única de onboarding em uma abordagem contínua para entender as relações de negócios.

Como a Veriff apoia a verificação de empresas

A verificação de empresas se torna mais poderosa quando as organizações podem conectar os dados da empresa com a verificação das pessoas por trás do negócio. A solução de Verificação de Empresas da Veriff ajuda as organizações a verificar empresas em mais de 300 jurisdições como parte de um fluxo de trabalho digital de KYB, reduzindo a necessidade de coletar e cruzar manualmente informações de empresas de várias fontes.

As organizações podem usar a Veriff para apoiar processos como:

• Verificar informações da empresa em registros comerciais e fontes de dados confiáveis, com a fonte de cada ponto de dados exibida.
• Identificar diretores e acionistas da empresa
• Recuperar informações de beneficiários finais de registros onde estiverem disponíveis, ou coletá-las da empresa
• Verificar as identidades das pessoas associadas a uma empresa
• Verificar indivíduos e empresas relevantes em listas de sanções, PPE e mídia adversa, com monitoramento diário opcional de PLD
• Permitir que a empresa forneça as informações, os UBOs e os documentos faltantes por conta própria por meio de um fluxo de onboarding guiado
• Apoiar o onboarding de empresas baseado em risco, com resultados, comentários e uma trilha de auditoria completa mantida em um único caso

A combinação da Verificação de Empresas com a verificação de identidade pode ajudar as organizações a responder a duas perguntas fundamentais: Esta é uma empresa legítima e as pessoas por trás dela são quem dizem ser?

Da verificação de uma empresa ao conhecimento do seu negócio

Determinar se uma empresa é legítima requer mais do que encontrar seu site, verificar avaliações ou confirmar que seu nome aparece em um registro de empresa. As organizações precisam entender a entidade legal, seu status, sua estrutura de propriedade e as pessoas que a controlam em última instância. Dependendo de suas obrigações regulatórias e exposição ao risco, elas também podem precisar analisar as partes relevantes e reverificá-las ao longo do tempo. Essa é a diferença entre simplesmente verificar uma empresa e realizar um eficaz Know Your Business.

Ao reunir dados de negócios, informações de propriedade, verificação de identidade e análise de risco em um fluxo de trabalho conectado, as organizações podem tomar decisões de onboarding mais informadas, reduzindo a carga de trabalho manual sobre as equipes de compliance.