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Artículo de IDV
Derecho a trabajar: cómo las plataformas pueden evitar el cuello de botella en el onboarding
La verificación es la parte fácil. Dirigir a los trabajadores y gestionar las comprobaciones manuales es donde las plataformas tendrán éxito o fracasarán.
La ampliación de los requisitos del derecho a trabajar del Reino Unido entró en vigor el 1 de octubre, tras un período de implementación muy breve y una guía final para empleadores que no se publicó sino hasta el mismo 1 de octubre.
Como proveedor de servicios registrado de verificación digital del derecho a trabajar, Veriff ha estado trabajando con varias plataformas importantes en sus cambios de onboarding antes del 1 de octubre y hemos visto cuánto depende de su infraestructura tecnológica existente.
Algunas han necesitado cambios relativamente sencillos, mientras que otras han tenido que rediseñar procesos creados para un entorno legislativo completamente diferente. Cuando el onboarding existente no se ajusta a los nuevos requisitos, uno de los principales puntos de presión es la intervención manual que se introduce en procesos que, de otro modo, serían automatizados.
La verificación automatizada es la parte fácil
Los pasos automatizados de verificación de documentos y comparación facial tardan menos de un minuto con el proveedor de verificación adecuado. El verdadero reto es dirigir a los trabajadores a través de los procesos de verificación apropiados.
Los pasaportes británicos e irlandeses requieren comprobaciones diferentes a las de las eVisas. El registro con estos pasaportes puede automatizarse en gran medida, mientras que las eVisas incluyen una comprobación en línea de la Home Office con un código para compartir y la fecha de nacimiento.
En la práctica, esto introduce un paso manual: la Home Office no proporciona actualmente una API a través de la cual las plataformas de empleo puedan obtener los resultados directamente. La demora tampoco está siempre bajo el control de la plataforma. Un cliente de Veriff informó que los problemas con el servicio de la Home Office estaban retrasando las respuestas del código para compartir más allá del plazo esperado.
Una vez que se ha recuperado el registro de la Home Office, la plataforma debe verificar que la foto coincida con el trabajador que se está comprobando. Esto puede hacerse en persona, por videollamada o mediante reconocimiento facial con un proveedor registrado.
La rapidez con la que se lleva a cabo esta etapa manual depende de los procesos que la sustentan. Veriff puede comparar la foto de la Home Office con la selfi de un trabajador, por ejemplo, lo que limita la necesidad de una llamada de seguimiento o una reunión en persona. Las plataformas de empleo seguirán necesitando asignar un equipo específico, establecer un tiempo de respuesta realista y definir un proceso de escalamiento para las comprobaciones manuales. Ese equipo necesita contar con los recursos necesarios para hacer frente a los picos de registro y evitar retrasos innecesarios.
Una interfaz que aclare a los solicitantes si tienen documentación pendiente y que no los remita a comprobaciones manuales hasta que toda la documentación esté disponible también ayuda a maximizar la eficiencia.
Diseñar un proceso de onboarding práctico
Para los equipos que crean un proceso de registro que evite retrasos y cuellos de botella, el enfoque debe estar en clasificar y dirigir a los solicitantes desde el principio. Las plataformas con una lógica de onboarding existente que trata todos los documentos por igual necesitarán actualizar su infraestructura para diferenciar rápidamente los pasaportes británicos e irlandeses de las eVisas. También necesitan una ruta para aquellos con derecho a trabajar, pero que no pueden demostrarlo a través del proceso digital habitual, como las comprobaciones manuales o, cuando corresponda, el Employer Checking Service.
La guía final publicada por la Home Office establece que las empresas deben guardar una copia del resultado del derecho a trabajar en línea mientras la persona trabaje para ellas, más dos años adicionales. Si se utiliza el reconocimiento facial para comparar al trabajador con la fotografía, las plataformas de empleo deben usar un proveedor de servicios de verificación digital del derecho a trabajar registrado, como Veriff, para esas comparaciones. Las empresas también deben guardar una copia de esa comparación junto con el resultado en línea.
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¿Qué pasa después del onboarding?
Uno de los mayores cambios en las nuevas reglas se aplica a los servicios de búsqueda de coincidencias en línea y a las plataformas que permiten a los trabajadores enviar sustitutos. Deben contar con «sistemas y procesos proporcionales» para asegurarse de que la persona que realiza el trabajo tenga un derecho a trabajar confirmado. Cualquier sustituto también necesita su propia comprobación antes de empezar. Esto no se aplica a las empresas que utilizan personal de agencia en un acuerdo de suministro estándar, ya que la agencia sigue siendo responsable de las comprobaciones.
La reverificación periódica es una forma en que las plataformas pueden proporcionar esa garantía continua. La Home Office recomienda que se realice al menos una vez en un período de 24 horas o en cada turno.
El alquiler y el uso compartido de cuentas son un problema conocido para las grandes plataformas, y algunas ya lo estaban abordando mucho antes de que cambiaran las reglas. Las plataformas con las que trabajamos ya realizan comprobaciones de identidad repetidas, con una selfi comparada con los datos biométricos archivados cada semana o cada día.
Hacer que las comprobaciones funcionen en la práctica
Ahora que los requisitos están en vigor, las primeras semanas de registros mostrarán dónde se atascan las solicitudes y si las comprobaciones posteriores al onboarding funcionan como se espera.
Si tienes dificultades para implementar las nuevas comprobaciones o necesitas solucionar un cuello de botella en el onboarding, ponte en contacto con el equipo de Veriff. Podemos ayudarte con las comprobaciones de identidad para el derecho a trabajar y la reverificación continua.
