Cómo funciona la búsqueda de KYB: coincidencias de nombres de empresas, números de registro y jurisdicciones

Escribe “Amazon” en un registro de empresas y mira qué pasa. No encontrarás una compañía llamada simplemente “Amazon”. Verás un puñado de entidades con nombres legales largos y, según el registro, algunos negocios a los que solo les gustó el nombre del río. En algún lugar de esa lista está la empresa que tu cliente realmente dirige. Probablemente.

Se supone que encontrar la empresa es la parte fácil del proceso Know Your Business (KYB). La buscas, confirmas que existe y luego pasas a las preguntas importantes sobre quién es su propietario y quién la dirige. Sin embargo, cuando empezamos a desarrollar la búsqueda para la Verificación de Empresas de Veriff, esta “parte fácil” resultó ser el punto en el que muchos procesos de onboarding se estancan.

En esta publicación te explicamos el porqué. Cada país tiene sus propios registros, sus propios números y sus propias ideas sobre cómo debe ser el nombre de una empresa, y cualquiera de estas particularidades puede ocultar el negocio que estás buscando.

En resumen, encontrar una empresa generalmente se reduce a tres cosas: el registro correcto, el número correcto y la razón social en lugar de la marca.

Las empresas no tienen pasaporte

Con las personas es relativamente fácil. La mayoría de nosotros tenemos un pasaporte o documento de identidad, emitido en un formato que utiliza todo el país. Las empresas, por otro lado, reciben lo que su registro local decide darles, en el formato que ese registro prefiera, y no existe un registro mundial que lo unifique todo.

Por eso, el registro mercantil oficial de cada jurisdicción es la fuente de verdad en cualquier parte del mundo. El problema es que hay cientos de ellos. Cada uno decide qué información almacenar, qué números emitir y cómo te permite realizar búsquedas. Una búsqueda que funciona a la perfección en un país puede no arrojar resultados en otro, simplemente porque el registro funciona de forma diferente.

El número de registro: tu mejor amigo, con condiciones

Celebra si tu cliente sabe su número de registro. Los nombres se repiten y cambian, pero un número de registro se emite una sola vez y apunta a una sola empresa. Es la forma de obtener las coincidencias más exactas, por lejos.

Pero tiene sus condiciones. Un número de registro es único como lo es el número de una casa: es muy útil, siempre y cuando también conozcas la calle.

Un número de registro, varias empresas: buscando HRB1234 en Alemania con la Verificación de Empresas de Veriff. Los nombres de las empresas están difuminados.

Luego está el formato. El número de identificación de una empresa suiza (UID) suele ser CHE-123.456.789, pero los clientes también escriben CHE123456789, el simple 123456789 o la versión de sus facturas con el sufijo del impuesto al valor agregado (IVA), como CHE-123.456.789 MWST. Que una búsqueda reconozca todas estas opciones depende del registro y de cualquier proveedor de datos intermedio. Algunos ignoran los puntos y guiones. Otros insisten en el formato oficial, hasta el último guion.

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El número que conoces vs. el que pide el registro

A menudo, el número que un cliente se sabe de memoria no es el que el registro usa como principal. Por ejemplo, el dueño de una empresa italiana podría usar su número REA (Repertorio Economico Amministrativo), como MI-1234567, emitido por la Cámara de Comercio local. Si una empresa tiene oficinas en varias provincias, tendrá un número REA para cada una, mientras que el registro nacional utiliza su código fiscal.

En Francia, la gente suele darte el SIRET (Système d’identification du répertoire des établissements) de 14 dígitos que aparece en sus facturas. Ese número identifica un establecimiento. La empresa en sí es el SIREN (Système d’identification du répertoire des entreprises) de 9 dígitos que, por suerte, son los primeros nueve dígitos del SIRET. Menos mal.

La marca comercial vs. el nombre registrado

La gente busca por la marca. Los registros almacenan el nombre legal, y una misma marca puede ocultar toda una familia de entidades legales.

Amazon es un buen ejemplo para cualquiera que tenga un marketplace. Solo en Luxemburgo, el grupo tiene varias empresas registradas, incluidas Amazon EU S.à r.l. y Amazon Europe Core S.à r.l. Pregúntale a un vendedor con qué empresa de Amazon trabaja y cualquiera de las dos podría ser una respuesta razonable.

Una búsqueda del nombre “Amazon” en Luxemburgo con la Verificación de Empresas de Veriff devuelve una larga lista de entidades registradas, algunas activas y otras cerradas. Los resultados se basan en los datos del registro mercantil, y no todas las entidades con “Amazon” en su nombre pertenecen al grupo Amazon. Usamos a Amazon como un ejemplo conocido de una marca que opera a través de varias entidades registradas en un país. Amazon no es cliente de Veriff, no está afiliado a Veriff y no ha respaldado a Veriff ni a este contenido.

Los nombres comerciales añaden otra capa de complejidad. En el Reino Unido, una empresa puede operar bajo un nombre que nunca registra en Companies House y no existe un registro público de nombres comerciales. Los nombres de las tiendas en los marketplaces son muy parecidos: la tienda que gestiona tu cliente puede tener muy poco que ver con el nombre legal que la respalda.

Incluso un nombre legal exacto puede pasar desapercibido en una búsqueda debido a un sufijo como GmbH o LLC, un “&” guardado como “y” o un nombre transliterado de otro alfabeto. Por eso, el número de registro sigue siendo el mejor criterio de desempate, siempre que los clientes lo conozcan.

País correcto, registro incorrecto

Conocer el país es un buen comienzo. Pero no siempre es suficiente, porque muchos países registran diferentes tipos de empresas en lugares distintos.

Polonia los divide claramente. Las empresas se registran en el Registro Judicial Nacional (Krajowy Rejestr Sądowy, KRS) y obtienen un número KRS de 10 dígitos. Los empresarios individuales se registran en un registro aparte, el Registro Central e Información sobre la Actividad Económica (CEIDG), y nunca obtienen un número KRS, así que los encuentras por su número de identificación fiscal (NIP). Sus nombres también siguen reglas diferentes, ya que la razón social de un empresario individual debe incluir el nombre y apellido del propietario. Y para hacerlo más interesante, tanto los números KRS como los NIP tienen 10 dígitos.

Alemania va un paso más allá. Muchos empresarios individuales y pequeñas sociedades nunca se inscriben en el registro mercantil, porque para ellos es voluntario. Solo se registran en su oficina de comercio local (Gewerbeamt). Cada municipio mantiene su propio registro comercial y, a diferencia del registro mercantil, no es público. Obtener un extracto implica solicitarlo en la ciudad correcta, demostrar un interés legítimo, pagar una tarifa y esperar. Por lo tanto, una empresa alemana real y activa puede no arrojar resultados en una búsqueda de registros empresariales, y ese resultado es correcto.

Estados Unidos (EE. UU.) no tiene un registro nacional de empresas. Cada estado tiene el suyo, con su propia numeración, y muchas empresas se constituyen en un estado mientras operan en otros.

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ID fiscales: el número que todos recuerdan

Si le pides a un empresario su número de empresa, es muy probable que te dé su ID fiscal. Está en cada factura y en cada declaración de impuestos, así que es el número que se saben de memoria. El problema es que los ID fiscales están en los sistemas tributarios y estos sistemas no comparten una base de datos con los registros de empresas.

Esto lo aprendimos por las malas en EE. UU. Nuestra investigación mostró que los proveedores de KYB europeos suelen buscar a las empresas estadounidenses por su número de registro, así que eso es lo que esperábamos que los clientes nos enviaran. Cuando empezamos a hacer pruebas, la gran mayoría de los números de EE. UU. que nos enviaron los clientes eran ID fiscales. Encontrar el número de registro estatal habría significado tener que buscar entre la documentación de la empresa, lo cual es mucho pedir a alguien que solo quiere completar su onboarding.

El número en cuestión es el Número de Identificación Patronal (EIN), emitido por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de EE. UU. El registro de una empresa se realiza a nivel estatal, pero ambos sistemas no están conectados y no todos los estados publican el EIN. Tampoco existe una búsqueda pública en el IRS; solo hay un programa que confirma la coincidencia de un nombre y número que ya tienes. Por eso, muy pocos proveedores de datos ofrecen la búsqueda de empresas por su ID fiscal. Para las empresas de EE. UU., la mejor forma de encontrarlas suele ser a través de su nombre legal y el estado donde están registradas.

Europa tiene un problema similar. En la Unión Europea (UE), los números de IVA se pueden consultar en el Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES), pero muchas pequeñas empresas, como el empresario individual alemán que mencionamos antes, nunca lo tramitan.

¿No encuentras la empresa? Seis razones comunes

Un resultado de búsqueda vacío puede ser frustrante, pero casi siempre tiene una causa específica. Si identificas la causa, sabrás qué información pedirle al cliente o si el resultado vacío es, en realidad, la respuesta correcta.

La mayoría de estos problemas se solucionan haciendo una mejor pregunta al inicio del onboarding. Primero, pregunta por el país y luego por el estado o registro, si es relevante. Pide el número de registro nacional por su nombre local, muestra un ejemplo de su formato e indícales dónde encontrarlo. Por ejemplo, las empresas alemanas deben imprimir el tribunal de registro y su número en las cartas comerciales, incluidas las facturas.

Y cuando la empresa realmente no está en un registro público, la búsqueda no tiene que ser el final del proceso. En la Verificación para Empresas de Veriff, puedes crear el caso sin los datos del registro, y la empresa puede ingresar sus propios datos y subir documentos que demuestren su existencia.

Dónde encaja la Verificación para Empresas de Veriff

Cada ejemplo de esta publicación se basa en el mismo principio: el registro mercantil oficial es la fuente de la verdad sobre una empresa. La Verificación de Empresas de Veriff se basa en este principio, utilizando registros mercantiles oficiales y socios de datos de confianza en más de 300 jurisdicciones. Así, una vez que encuentras la empresa correcta, estás trabajando con datos del registro y siempre se muestra la fuente.

Encontrar la empresa también es solo el primer paso del KYB. Cuando el registro los proporciona, la Verificación de Empresas de Veriff muestra los directores, accionistas y beneficiarios finales (UBO) de la empresa, y puedes verificar su identidad con la verificación de identidad de Veriff.

El número correcto, en el registro correcto

La mayoría de las búsquedas de empresas fallan porque la información que tiene el cliente no coincide con la que espera el registro, como usar el nombre de la marca en lugar de la razón social, o un ID fiscal en lugar del número de registro. Una vez que conoces estos patrones, puedes pedir la información correcta desde el principio y detectar los casos en los que un resultado vacío es simplemente correcto.

La empresa que buscas suele estar a un número de distancia. Solo necesitas el número correcto del registro indicado.