Right to Work: como as plataformas podem evitar o gargalo do onboarding

Os requisitos ampliados do Right to Work do Reino Unido entraram em vigor em 1º de outubro, após um período de implementação muito curto e uma orientação final para empregadores que só foi publicada em 1º de outubro.

Como um provedor de serviços de verificação digital Right to Work registrado, a Veriff tem trabalhado com várias plataformas importantes em suas mudanças de onboarding antes de 1º de outubro – e vimos o quanto depende de sua pilha de tecnologia existente.

Alguns precisaram de mudanças relativamente simples, enquanto outros tiveram que retrabalhar processos criados para um ambiente legislativo totalmente diferente. Onde o onboarding existente não corresponde aos novos requisitos, um dos principais pontos de pressão é o manuseio manual introduzido em processos que, de outra forma, seriam automatizados.

A verificação automatizada é a parte fácil

As etapas automatizadas de verificação de documentos e correspondência facial levam menos de um minuto com o provedor de verificação certo. O verdadeiro desafio é encaminhar os trabalhadores pelas jornadas de verificação apropriadas.

Passaportes britânicos e irlandeses exigem verificações diferentes dos eVisas. O cadastro com esses passaportes pode ser amplamente automatizado, enquanto os eVisas incluem uma verificação online do Home Office com um ‘share code’ e data de nascimento.

Na prática, isso introduz uma etapa manual: o Home Office atualmente não fornece uma API através da qual as plataformas de emprego possam obter os resultados diretamente. O atraso também nem sempre está sob o controle da plataforma. Um cliente da Veriff relatou que problemas com o serviço do Home Office estavam atrasando as respostas do ‘share-code’ para além do prazo esperado.

Uma vez que o registro do Home Office tenha sido recuperado, a plataforma deve verificar se a foto corresponde ao trabalhador que está sendo verificado. Isso pode ser feito pessoalmente, por videochamada ou através de reconhecimento facial com um provedor registrado.

A rapidez com que esta etapa manual acontece depende dos processos que a sustentam. A Veriff pode comparar a foto do Home Office com uma selfie do trabalhador, por exemplo, limitando a necessidade de uma chamada de acompanhamento ou reunião presencial. As plataformas de emprego ainda precisarão designar uma equipe específica, definir um prazo de entrega realista e definir um processo de escalonamento para verificações manuais. Essa equipe precisa ter recursos para refletir os picos de cadastros e evitar atrasos desnecessários.

Uma interface que deixe claro para os candidatos se eles têm alguma documentação pendente e não os encaminhe para verificações manuais até que toda a documentação esteja disponível também ajuda a maximizar a eficiência.

Criando uma jornada de onboarding prática

Para as equipes que criam um processo de cadastro que evita atrasos e gargalos, o foco precisa estar na qualificação e no encaminhamento precoce dos candidatos. Plataformas com lógica de onboarding existente que trata todos os documentos da mesma forma precisarão atualizar sua infraestrutura para qualificar rapidamente passaportes britânicos e irlandeses de eVisas. Elas também precisam de uma rota para aqueles com direito ao trabalho, mas que não podem comprová-lo através do processo digital usual, como verificações manuais ou, quando apropriado, o Employer Checking Service.

A orientação final publicada pelo Home Office afirma que as empresas devem manter uma cópia do resultado online do ‘right-to-work’ durante todo o tempo em que a pessoa trabalhar para elas, mais dois anos adicionais. Se usarem reconhecimento facial para comparar o trabalhador com a fotografia, as plataformas de emprego devem usar um provedor de serviço de verificação digital Right to Work registrado, como a Veriff, para essas comparações. As empresas também devem manter uma cópia dessa comparação junto com o resultado online.

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O que acontece após o onboarding?

Uma das maiores mudanças nas novas regras se aplica a serviços de correspondência online e plataformas que permitem que os trabalhadores enviem substitutos. Eles devem ter “sistemas e processos proporcionais” para garantir que a pessoa que realiza o trabalho tenha um ‘right-to-work’ confirmado. Qualquer substituto também precisa de sua própria verificação antes de começar. Isso não se aplica a empresas que usam pessoal de agência em um acordo de fornecimento padrão, e a agência continua responsável pelas verificações.

A reverificação periódica é uma forma pela qual as plataformas podem fornecer essa garantia contínua. O Home Office recomenda que isso aconteça pelo menos uma vez em qualquer período de 24 horas ou turno.

O aluguel e o compartilhamento de contas são um problema conhecido para grandes plataformas, e algumas já estavam lidando com isso bem antes da mudança das regras. As plataformas com as quais trabalhamos já realizam verificações de identidade repetidas, com uma selfie comparada com a biometria em arquivo a cada semana ou a cada dia.

Fazendo as verificações funcionarem na prática

Agora que os requisitos estão em vigor, as primeiras semanas de cadastros mostrarão onde as solicitações ficam retidas e se as verificações pós-onboarding funcionam como o esperado.

Se você está com dificuldades para implementar as novas verificações ou precisa resolver um gargalo de onboarding, entre em contato com a equipe da Veriff. Podemos oferecer suporte para verificações de identidade ‘right-to-work’ e reverificação contínua.