Como manter a conformidade com a PLD

Implementar um programa eficaz de prevenção à lavagem de dinheiro (PLD) é uma das melhores maneiras de proteger sua empresa contra lavadores de dinheiro e outros criminosos financeiros.  

Dependendo de onde sua empresa está localizada e das jurisdições em que você opera, você terá diferentes regras de PLD que precisa seguir. Nos EUA, a Lei de Sigilo Bancário afirma que todas as instituições financeiras devem desenvolver e implementar programas de conformidade com a PLD. Além disso, os membros também estão sujeitos à regra de prevenção à lavagem de dinheiro da Regra 3310 da FINRA.

Essa regra estabelece os padrões mínimos para os programas de conformidade com a PLD, que devem ser projetados para alcançar a conformidade contínua com os requisitos da Lei de Sigilo Bancário. De acordo com a Lei de Sigilo Bancário, a Regra 3310 da FINRA também exige que as empresas tomem várias outras medidas para garantir que mantenham a conformidade com a PLD. Essas etapas incluem:

Nomear um oficial de conformidade com a PLD

Cada empresa deve nomear um oficial de conformidade com a PLD responsável por implementar e monitorar o programa de conformidade com a PLD da sua empresa. As responsabilidades dessa função incluem:

• Realizar auditorias internas
• Desenvolver diretrizes, políticas e procedimentos apropriados
• Desenvolver e ministrar treinamentos para colaboradores
• Realizar avaliações de risco
• Garantir que os processos sejam seguidos por todos os membros da equipe
• Relatar atividades/ transações suspeitas
• Organizar auditorias independentes

Como você pode ver nas principais responsabilidades do oficial de PLD, essa é uma posição sênior. Por causa disso, seu oficial de conformidade com a PLD escolhido deve ter a acreditação correta e a experiência relevante no setor financeiro, preferencialmente em conformidade com a PLD, jurídico ou auditorias de risco internas.

Fornecer treinamento para funcionários sobre lavagem de dinheiro

O treinamento de funcionários deve ser um ponto central na política de conformidade da sua empresa em relação à prevenção à lavagem de dinheiro. O treinamento sobre PLD deve ser oferecido a todos os membros da equipe que lidam com clientes ou transações. Isso inclui suas equipes de conformidade e auditoria, equipe de gerência sênior e qualquer pessoa que tenha contato direto com um cliente, como um membro da equipe de atendimento ao cliente.

Cada um desses membros da equipe deve ter um entendimento detalhado das políticas e procedimentos da sua empresa. Eles também precisam entender:

• Os requisitos legais da empresa
• As técnicas usadas por lavadores de dinheiro para contornar os sistemas de PLD
• As verificações que precisam ser realizadas
• Como e quando as atividades suspeitas devem ser relatadas

Seu programa de treinamento deve ser específico para a sua empresa e para os riscos que ela enfrenta. Dito isso, os tópicos de treinamento populares incluem: 

• As consequências de não cumprir com as leis de PLD
• A importância de detectar e interromper crimes financeiros
• Uma revisão detalhada das regulamentações de prevenção à lavagem de dinheiro
• Uma visão geral das penalidades por não conformidade com as leis de PLD

Lembre-se, o treinamento não é uma obrigação pontual ou um exercício apenas para marcar na lista. Isso significa que você também deve oferecer programas de reciclagem que ajudarão a manter a equipe atenta e informada. Isso também garantirá que o programa seja mantido atualizado e reflita quaisquer mudanças regulatórias.

Além disso, cursos de reciclagem devem também ser administrados a todos os membros da equipe, se um dos seus colaboradores estiver envolvido em lavagem de dinheiro ou não conseguir identificar dinheiro sujo passando pelo seu sistema. Isso acontece porque este incidente significa que sua política existente foi ineficaz e deve ser alterada.

Realizar avaliações de risco de lavagem de dinheiro

As recomendações do Grupo de Ação Financeira afirmam que você também deve realizar uma avaliação de risco de lavagem de dinheiro. Como parte disso, sua empresa deve avaliar todos os riscos de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo que enfrenta, incluindo fatores relacionados a clientes, países ou áreas geográficas, bem como produtos, serviços, transações e canais de entrega.

Você deve iniciar esse processo realizando uma avaliação de risco abrangente em toda a empresa. Isso ajudará você a entender os riscos em sua jurisdição e nicho. Claro, determinar risco não é uma ciência exata. Por essa razão, você deve se concentrar em criar políticas e procedimentos dinâmicos, confiáveis e adaptáveis.

Os reguladores agora defendem uma abordagem baseada em risco para a conformidade. Isso significa que você deve pensar sistematicamente sobre sua empresa, clientes, parceiros e reguladores.

Ao desenvolver seu programa, você deve lembrar que nenhuma duas instituições enfrentam o mesmo conjunto de riscos de PLD. Não existe uma solução única para todos que funcione para a conformidade, e as instituições individuais devem construir uma solução que funcione para seu perfil de risco. Como resultado, ao elaborar sua abordagem baseada em risco para a PLD, você deve levar em conta fatores como os produtos e serviços que oferece, seus clientes e sua localização geográfica.

Todos os riscos associados aos seus clientes e relações comerciais devem ser cobertos por suas políticas e procedimentos de diligência prévia do cliente (DPC). Isso significa que você deve selecionar um nível apropriado de DPC para cada cliente individual, ao invés de seguir o mesmo processo de DPC para todos.

Todas as suas medidas básicas de DPC devem:

• Identificar o cliente e quaisquer proprietários beneficiários e representantes legais (se aplicável)
• Verificar a identidade do cliente com base em fontes confiáveis e independentes. Quando aplicável, você também deve verificar a identidade do proprietário beneficiário.
• Estabelecer o propósito e a natureza pretendida da relação comercial
• Ajudar você a entender quais métodos de monitoramento contínuo você precisa implementar

Essas verificações iniciais podem então revelar que medidas de diligência prévia aprimorada (DPA) são necessárias porque o cliente representa um nível significativo de risco.

Ao adaptar suas medidas de diligência prévia do cliente com base no perfil de risco do cliente, você pode garantir que seu programa de conformidade com a prevenção à lavagem de dinheiro seja robusto, mas não coloque uma carga significativa sobre clientes honestos e de baixo risco. Com a ajuda de abordagens flexíveis de DPC, seus esforços de conformidade podem proteger a organização, mas também oferecer uma experiência rápida e tranquila para seus clientes.

Desenvolver políticas e procedimentos internos de PLD

Para gerenciar adequadamente os riscos e manter a conformidade regulatória, sua empresa precisa desenvolver um conjunto de políticas e procedimentos internos de PLD. Esses podem então assumir a forma de diretrizes de PLD que os colaboradores podem seguir e que os reguladores podem inspecionar/revisar.

Ao desenvolver suas políticas, você deve fazer do seu processo de diligência prévia um ponto focal. Você deve delinear as verificações exatas que precisa realizar e as razões pelas quais pode realizar uma diligência prévia aprimorada. Você também deve declarar quais formas de monitoramento contínuo realizará e como sua empresa mitigará os riscos.

Além disso, você também deve fornecer detalhes sobre como irá relatar transações suspeitas e se usará um sistema de monitoramento de transações para ajudar nesse processo.

Crucialmente, uma vez que você decidiu sobre as políticas e procedimentos internos de PLD da sua empresa, deve comprometê-los por escrito. Em seu documento, você deve declarar claramente:

• As políticas de identificação que você tem em vigor
• Os processos de relatórios que você criou
• Sua política de retenção de registros
• As regulamentações com as quais você está em conformidade e como está alcançando a conformidade

Ao escrever suas políticas, você pode garantir que elas possam ser visualizadas pelos colaboradores, executivos e reguladores sempre que necessário. Lembre-se, é vital que seus colaboradores estejam cientes de seus próprios papéis e responsabilidades dentro do programa de PLD. Este documento (junto com o treinamento que você está fornecendo) ajudará com isso.

Além de escrever suas políticas, você também deve documentar quando pretende revisá-las, medir sua eficácia e fazer quaisquer alterações.

Detectar atividade suspeita e relatá-la

Ao identificar seus clientes, verificar suas identidades e, em seguida, realizar a diligência prévia, você pode impedir que fraudadores acessem seus serviços ou abram uma conta. No entanto, ocasionalmente, clientes que já foram cadastrados e que são honestos podem começar a agir de maneira suspeita. É seu trabalho detectar esse comportamento suspeito e relatá-lo às autoridades competentes.

Relatar é uma das principais exigências de um programa de prevenção à lavagem de dinheiro. Se uma organização financeira tiver razões para sugerir que certos fundos foram acumulados ilegalmente ou estão vinculados a fraudes e terrorismo, deve relatá-los prontamente a uma unidade de inteligência financeira.

Os gatilhos de relatórios incluem:

• Transações ou pagamentos em dinheiro anormalmente grandes
• Contas bancárias abertas com informações insuficientes do cliente
• Um cliente apresentando informações falsas ou manipuladas
• Solicitações incomuns de clientes, como pedidos para contornar os procedimentos de PLD ou acelerar transações
• Transações que não parecem viáveis comercialmente
• Tentativas de evitar atingir os limites de relatórios

Organize auditorias de PLD independentes

Uma vez que você tenha seu programa de conformidade em relação à prevenção à lavagem de dinheiro implementado, você deve fazê-lo revisar por um auditor independente. Esse indivíduo poderá ajudar você a detectar fraquezas em sua avaliação de risco e no programa de conformidade. Essas auditorias são geralmente realizadas a cada 12-18 meses. No entanto, instituições que trabalham em áreas particularmente de alto risco podem considerar uma agenda mais frequente do que isso.

De modo geral, o auditor verificará todos os seus procedimentos de diligência prévia de PLD/KYC, treinamento de conformidade, procedimentos de monitoramento e sistemas de relatórios.

O auditor independente que você usar deve ter experiência suficiente em PLD. Não é suficiente que esse indivíduo examine suas políticas e procedimentos existentes. Em vez disso, ele deve ter a capacidade de detectar fraquezas e fazer recomendações adequadas para melhorias. Essa pessoa também não deve ter nenhuma ligação com a sua empresa e não deve ter participado do desenvolvimento do programa de conformidade em relação à prevenção à lavagem de dinheiro da sua organização.

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Se você está desenvolvendo um programa de conformidade em relação à prevenção à lavagem de dinheiro, então precisa considerar como pode automatizar o processo de PLD e KYC para melhorar a eficiência e a precisão.

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Ao aproveitar o poder da inteligência artificial, nossa solução pode realizar as verificações de PLD e KYC que você precisa em questão de segundos. Também aumenta a precisão e reduz falsos positivos, facilitando o processo de integração para o cliente.

Como um bônus adicional, devido ao aumento na precisão e conveniência que oferece, nossa solução também pode ajudar você a aumentar as conversões em até 30%.

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