Como a busca KYB funciona: combinando nomes de empresas, números de registro e jurisdições

Digite “Amazon” em um registro comercial e veja o que acontece. Você não encontrará uma empresa chamada apenas “Amazon”. Você encontrará um punhado de entidades com longas razões sociais e, dependendo do registro, algumas empresas que simplesmente gostaram do nome do rio. Em algum lugar nessa lista está a empresa que seu cliente realmente administra. Provavelmente.

Encontrar a empresa deveria ser a parte fácil do Know Your Business (KYB). Pesquisá-la, confirmar que existe e, em seguida, passar para as perguntas reais sobre quem é o proprietário e quem a administra. No entanto, quando começamos a desenvolver uma busca para a Verificação de Empresas da Veriff, essa “parte fácil” acabou sendo onde muitas jornadas de onboarding silenciosamente empacam.

Este post é sobre o porquê. Cada país tem seus próprios registros, seus próprios números e suas próprias ideias sobre como é o nome de uma empresa, e qualquer uma dessas peculiaridades pode ocultar a empresa que você está procurando.

Em resumo, encontrar a empresa geralmente se resume a três coisas: o registro correto, o número correto e a razão social em vez do nome fantasia.

Não existe passaporte para empresas

Lidar com pessoas é relativamente fácil. A maioria de nós tem passaporte ou documento de identidade, emitido em um formato usado por todo o país. Já as empresas recebem o que o seu registro de origem decide lhes dar, no formato que esse registro preferir, e não há um registro global que unifique tudo.

É por isso que o registro comercial oficial de cada jurisdição é a fonte da verdade, em qualquer parte do mundo. O problema é que existem centenas deles. Cada um decide o que armazenar, quais números emitir e como as buscas podem ser feitas. Uma busca que funciona perfeitamente em um país pode não retornar nenhum resultado no país seguinte, simplesmente porque o registro funciona de maneira diferente.

O número de registro: seu melhor amigo, mas com ressalvas

Se seu cliente sabe o número de registro da empresa, comemore. Nomes se repetem e mudam. Já o número de registro é emitido uma só vez e identifica exatamente uma empresa. É a forma que gera as correspondências mais precisas.

Mas existem algumas condições. Um número de registro é único como o número de uma casa: muito útil, desde que você também saiba o nome da rua.

Um número de registro, várias empresas: pesquisando HRB1234 na Alemanha na Verificação de Empresas da Veriff. Nomes das empresas desfocados.

Outro ponto é a formatação. Um número de identificação de empresa suíça (UID) geralmente se parece com CHE-123.456.789, mas os clientes também digitam CHE123456789, apenas 123456789, ou a versão de suas faturas com um sufixo de imposto sobre valor agregado (IVA) anexado, como CHE-123.456.789 MWST. Se uma busca reconhece todos esses formatos, isso depende do registro e de qualquer provedor de dados intermediário. Alguns ignoram pontos e traços. Outros insistem no formato oficial, até o último hífen.

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O número do cliente vs. o número do registro

Muitas vezes, o número que um cliente sabe de cor não é aquele em que o registro se baseia. Um empresário italiano pode informar seu número REA (Repertorio Economico Amministrativo), como MI-1234567, emitido pela Câmara de Comércio local. Uma empresa com escritórios em várias províncias tem um desses por província, enquanto o registro nacional é indexado por seu código fiscal.

Na França, as pessoas costumam fornecer o SIRET (Système d’identification du répertoire des établissements) de 14 dígitos de suas faturas. Esse número identifica um estabelecimento. A empresa em si é o SIREN (Système d’identification du répertoire des entreprises) de 9 dígitos, que, convenientemente, corresponde aos nove primeiros dígitos do SIRET. Um pequeno alívio.

A marca comercial vs. a razão social

As pessoas buscam pela marca. Os registros armazenam a razão social, e uma única marca pode ocultar várias pessoas jurídicas.

A Amazon é um bom exemplo para quem administra um marketplace. Apenas em Luxemburgo, o grupo tem várias empresas registradas, incluindo a Amazon EU S.à r.l. e a Amazon Europe Core S.à r.l. Pergunte a um vendedor com qual empresa da Amazon ele trabalha e qualquer uma das duas poderia ser uma resposta razoável.

Uma busca pelo nome “Amazon” em Luxemburgo na Verificação Empresarial da Veriff retorna uma longa lista de entidades registradas, algumas ativas e outras encerradas. Os resultados são baseados em dados de registros comerciais, e nem toda entidade com “Amazon” em seu nome pertence ao grupo Amazon. A Amazon é usada aqui como um exemplo conhecido de uma marca que opera por meio de várias entidades registradas em um único país. A Amazon não é cliente da Veriff, não é afiliada e não endossou a Veriff ou este conteúdo.

Nomes fantasia adicionam outra camada de complexidade. No Reino Unido, uma empresa pode operar com um nome que nunca registrou na Companies House, e não há um registro público de nomes fantasia. Os nomes de lojas em marketplaces são um caso semelhante: a loja que seu cliente administra pode ter pouca semelhança com o nome jurídico por trás dela.

Até mesmo um nome jurídico exato pode não ser encontrado em uma busca, devido a um sufixo como GmbH ou LLC, um “&” armazenado como “and” ou um nome transliterado de outro alfabeto. É por isso que o número de registro continua sendo o melhor critério de desempate, desde que os clientes o conheçam.

País certo, registro errado

Conhecer o país é um ótimo começo. Mas nem sempre é o suficiente, porque muitos países mantêm diferentes tipos de empresas em locais distintos.

A Polônia os divide de forma organizada. As empresas ficam no Registro do Tribunal Nacional (Krajowy Rejestr Sądowy, KRS) e recebem um número KRS de 10 dígitos. Os empresários individuais ficam em um registro separado, o Registro Central e Informações sobre Atividade Econômica (CEIDG), e nunca recebem um número KRS. Portanto, você os encontra pelo número de identificação fiscal (NIP). Seus nomes também seguem regras diferentes, já que a razão social de um empresário individual deve incluir o nome e o sobrenome do proprietário. E para deixar tudo mais interessante, tanto os números KRS quanto os NIPs têm 10 dígitos.

A Alemanha vai um passo além. Muitos empresários individuais e pequenas sociedades nunca chegam a entrar no registro comercial, pois para eles é voluntário. Eles se registram apenas em seu escritório de comércio local (Gewerbeamt). Cada município mantém seu próprio registro comercial e, ao contrário do registro comercial, ele não é público. Obter um extrato significa solicitar na cidade certa, comprovar um interesse legítimo, pagar uma taxa e esperar. Portanto, uma empresa alemã real e em atividade pode retornar zero resultados em uma pesquisa de registro de empresas, e esse resultado está correto.

Os Estados Unidos (EUA) não têm um registro nacional de empresas. Cada estado administra o seu próprio, com sua própria numeração, e muitas empresas são constituídas em um estado enquanto operam em outros.

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IDs fiscais: o número que todos realmente lembram

Peça a um dono de empresa o número da empresa e há uma grande chance de você receber o ID fiscal. Ele está em todas as notas fiscais e declarações de imposto, então é o número que eles sabem de cor. A questão é que os IDs fiscais ficam em sistemas fiscais, e os sistemas fiscais não compartilham uma base de dados com os registros de empresas.

Nós aprendemos isso da maneira mais difícil nos EUA. Nossa pesquisa mostrou que os provedores de KYB europeus normalmente pesquisavam empresas americanas pelo número de registro, então era isso que esperávamos que os clientes enviassem. Quando começamos a testar, a grande maioria dos números americanos que os clientes nos enviaram eram IDs fiscais. Encontrar o número de registro estadual significaria ter que vasculhar a papelada da empresa, o que é pedir muito para alguém que só quer fazer o onboarding.

O número em questão é o Employer Identification Number (EIN), emitido pela Internal Revenue Service (IRS), a receita federal americana. O registro de empresas é estadual, mas os sistemas não se conectam e nem todo estado publica o EIN. A IRS também não tem uma busca pública. Há apenas um programa que confirma um par de nome e número que você já possua. Por isso, poucos provedores de dados oferecem a busca de empresas por ID fiscal. Para empresas americanas, o ideal é buscar pelo nome legal e pelo estado de registro.

A Europa tem sua própria versão do problema. Em toda a União Europeia (UE), os números de VAT podem ser verificados no VAT Information Exchange System (VIES), mas muitas pequenas empresas, como o empresário individual alemão mencionado antes, nunca chegam a ter um.

Não consegue encontrar a empresa? Seis motivos comuns

Um resultado de busca vazio pode parecer um beco sem saída, mas geralmente há uma causa bem específica. Identifique o padrão para saber o que pedir ao cliente em seguida ou para confirmar que o resultado vazio é a resposta certa.

A maioria desses problemas pode ser resolvida fazendo uma pergunta mais adequada no início do onboarding. Peça primeiro o país e, depois, o estado ou o registro, quando for o caso. Peça o número de registro nacional pelo seu nome local, mostre um exemplo do formato e informe onde encontrá-lo. Empresas alemãs, por exemplo, devem imprimir o tribunal de registro e o número em seus documentos comerciais, incluindo faturas.

E quando a empresa realmente não está em um registro público, a busca não precisa ser o fim do processo. No Veriff Business Verification, você pode criar o caso sem os dados de registro, e a própria empresa pode inserir seus dados e fazer o upload dos documentos que comprovam sua existência.

Onde o Veriff Business Verification se encaixa

Todos os exemplos neste post seguem o mesmo princípio: o registro comercial oficial é a fonte da verdade sobre uma empresa. A Verificação de Empresas da Veriff foi desenvolvida com base nesse princípio. Ela utiliza registros comerciais oficiais e parceiros de dados confiáveis em mais de 300 jurisdições, de modo que, ao encontrar a empresa certa, você trabalha com dados do registro, com a fonte sendo exibida em todos os casos.

Encontrar a empresa também é apenas o primeiro passo do KYB. Quando o registro os fornece, a Verificação de Empresas da Veriff exibe os diretores, acionistas e beneficiários finais (UBOs) da empresa, e você pode verificar a identidade deles com a verificação de identidade da Veriff.

O número certo, no registro certo

A maioria das buscas malsucedidas por empresas se deve a uma incompatibilidade entre o que o cliente sabe e o que o registro espera, como o nome da marca em vez da razão social, ou um ID fiscal em vez de um número de registro. Depois de conhecer os padrões, você pode solicitar os dados corretos desde o início e identificar os casos em que um resultado vazio está simplesmente correto.

A empresa certa geralmente está a um número de distância. Só precisa ser o número certo, do registro certo.