Värbamise andmekaitsetingimused

1. Üldine

Siit leiate, millal need tingimused on kohaldatavad.

Mõistetel on nendes värbamise andmekaitsetingimustes sama tähendus mis Veriffi üldistes andmekaitsetingimustes, kui siin ei ole sätestatud teisiti.

1.2 Need tingimused on mõeldud potentsiaalsetele töötajatele, st tööle kandideerivatele isikutele (edaspidi “tööle kandideerija” või “teie“), ning annavad ülevaate sellest, kuidas Veriff töötleb tööle kandideerijate isikuandmeid värbamisprotsessi läbiviimiseks.

1.3 Lisateavet võib esitada loetletud tööpakkumiste raames või värbamisprotsessi ajal, sel juhul need töötlemiseeskirjad kas täiendavad käesolevaid tingimusi või on nende suhtes ülimuslikud.

2. Isikuandmed, mida töötleme värbamisprotsessi läbiviimiseks

Siit leiate teabe, milliseid isikuandmeid me teie kohta kogume.

2.1 Isikuandmed. Kui kasutame nendes tingimustes mõistet "isikuandmed", peame silmas teavet, mis on otse või kaudselt seotud üksikisikuga või mille alusel saab tuvastada, kirjeldada, mõistlikult seostada üksikisikut kontekstis, kus see isik on Veriffi uus töötaja või tööle kandideerija. See ei hõlma koondteavet või anonümiseeritud teavet, mille vorm ei võimalda seda mõistlikult kasutada konkreetse üksikisiku kohta teabe saamiseks või selle muul viisil temaga seostamiseks. Kui me säilitame anonümiseeritud teavet, säilitame ja kasutame andmeid anonümiseeritud vormis ega püüa neid andmeid uuesti isikustada, v.a juhul, kui seadus seda nõuab või lubab. Meie värbamisprotsessi kontekstis asjakohaseid isikuandmete kategooriaid kirjeldatakse punktis 2.3.

2.2 Millal teie andmeid töödeldakse? Palkame pidevalt uusi andekaid töötajaid ja loodame, et säravaid talente tuleb meie juurde tööle veel palju rohkem. Värbamisprotsessi käigus töötleme nii nende tööle kandideerijate isikuandmeid, kelle poole oleme ise tööpakkumisega pöördunud, kui ka nende tööle kandideerijate andmeid, kes meile oma kandideerimisavalduse saadavad.

2.3 Töödeldud isikuandmete sisu. Võime koguda ja töödelda muu hulgas järgmisi isikuandmeid:

(1) identifitseerimisandmed, näiteks nimi, sünnikuupäev, pilt, isikukood, õigusvõime, rahvus, kodakondsus, IP-aadress ja isikut tõendava dokumendi andmed, näiteks number, nimi, dokumendi väljastanud riik, turvaelemendid, kehtivusajad ja koopiad, sanktsioonide kontrollimisega seotud andmed, nagu sisserändaja staatuse või elamisloa dokumentatsioon, pangandusandmed;

(2) kontakt- ja sideandmed, näiteks aadress, telefoni number, e-posti aadress, meile või meie poolt teile saadetud sõnumid;

(3) veebipõhine teave, näiteks andmed teie tegevuse kohta meie e-kirjadega (klõpsamised ja avamised);

(4) praeguse ja eelmise töösuhte andmed, näiteks andmed teie praeguse ja eelmise tööandja, ametikoha kohta ettevõttes jne;

(5) teie kandideerimisega seotud andmed, näiteks CV, motivatsioonikiri, tööeelistused, soovitajad, (video)intervjuud, teie testide ja analüüside tulemused jne;

(6) avalikult kättesaadavad asjakohased andmed, nagu avalike karistusregistrite kontroll, asjakohaste avalike registrite kontroll esitatud andmete tuvastamiseks, avalikud sotsiaalmeediakontod jne; 

(7) taustauuringute andmed - kuna meie teenuse puhul on usaldusväärsus väga oluline, võime ametikohta arvestades seadusega lubatud ulatuses töödelda tööle kandideerijate taustateavet, näiteks karistusregistri andmeid (varasemad õigusrikkumised), soovituste kontrollimist (nt kutsetunnistused) ja kinnitavaid aruandeid (nt elamisluba). Teatud juhtudel saavad tööle kandideerijad ja töötajad valida või teatud juhtudel peavad nad läbima Veriffi poolt määratud taustakontrolliteenuse pakkuja taustakontrolli. Sellistel juhtudel kohaldatakse ka nende teenuseosutajate tingimusi ja andmekaitsetingimusi; 

(8) biomeetrilised andmed, nagu mainitud Veriffi üldiste andmekaitsetingimuste punktis 4.1, kaasa arvatud fotod ja videod, samuti skannitud näokujutised ja muud kasutaja fotodest ja videotest tuletatud mõõtmed - osa neist kogutud andmetest võidakse teatud jurisdiktsioonides lugeda biomeetrilisteks ja/või eriliigilisteks andmeteks. Kui olete Texasest või Illinoisist, vaadake palun ka Veriffi üldiste andmekaitsetingimuste peatükki 12.2, mis kirjeldab, kuidas me kogume ja kasutame biomeetrilisi andmeid, vastavalt asjakohasusele.

2.4 Isikuandmete allikad. Tavaliselt kogume isikuandmed otse teilt, kui taotlete meie juures ametikohta või kui võtame teiega ühendust seoses võimaliku tööpakkumisega. Lisaks kogume teie isikuandmeid sõltumatult erinevate kanalite kaudu (nt sotsiaalmeedia profiilide või tööpakkumissaitide kaudu). Samuti võime teie isikuandmeid seaduses lubatud ulatuses koguda ka kolmandatelt isikutelt, näiteks professionaalsetelt värbamisfirmadelt, teie soovitajatelt, varasematelt tööandjatelt või tööalase taustakontrolli teenusepakkujatelt. Värbamisprotsessi käigus võime paluda teil esitada erinevaid andmeid, mis võimaldavad meil hinnata teie sobivust teatud ametikohale. Te ei ole kohustatud meile enda kohta soovitud andmeid esitama, aga palun arvestage, et andmete esitamisest keeldumise korral ei pruugi olla võimalik kandideerimisprotsessi ametikohale jätkata.

2.5 Tundlik teave. Värbamisprotsessi käigus me tavaliselt ei sea endale eesmörgiks koguda eriliigilisi isikuandmeid ("tundlik teave"), näiteks teavet teie rassi või etnilise kuuluvuse, tervise, puuete, filosoofiliste veendumuste, seksuaalse sättumuse, sooidentiteedi ja transsoolisuse kohta ning biomeetrilisi andmeid. Kuid mõnikord on selliste andmete kogumine seaduse järgi kohustuslik või te saate neid andmeid vabatahtlikult avaldada. Kui tundlikku teavet on avaldatud, võime seda kasutada nendes tingimustes sätestatud eesmärkidel. Me ei müü tundlikku teavet, ei töötle ega jaga seda muul viisil suunatud reklaami eesmärgil. Siiski võib teil olla võimalik piirata tundliku teabe töötlemist (mille suhtes kehtivad teatud õiguslikud piirangud ja ootused), nagu on kirjeldatud Veriffi üldistes andmekaitsetingimustes ja allpool andmete säilitamise peatükis.

3. Värbamisprotsessi ajal toimuva andmetöötluse eesmärk ja õiguslik alus

Siit saate teada, miks ja millistel õiguslikel alustel me teie isikuandmeid töötleme.

3.1 Töötleme teie isikuandmeid vastutava töötlejana järgmistel alustel: meie õigustatud huvi korraldada värbamist ja hinnata teie sobivust soovitud töökohale (eesmärgid nr (1)-(4), (6), (8), (9), kui tegemist on dokumendituvastusega, ja (10)), lepingu sõlmimine ja täitmine (eesmärk nr (5) ja (11)), meie juriidiliste kohustuste täitmine (eesmärk nr (3), (7) ja (9), kui see on vastavas jurisdiktsioonis seadusega ette nähtud, ning (12)), ning nõusoleku alusel (eesmärgid nr (8) ja (9), kui kasutatakse kaugtuvastust). Töötlemise eesmärgid on järgmised:

(1) isiku tuvastamine võimaliku kandidaadina ja tema töökohale kandideerimise taotluse läbivaatamine;

(2) otsustamine, kas tööle kandideerivad isikud sobivad pakutavale ametikohale;

(3) tööle kandideerijate esitatud andmete kontrollimine (sealhulgas soovitajate kontrollimine ja/või (vajaduse korral) taustakontrollide läbiviimine;

(4) värbamisprotsessi haldamine ja suhtlemine tööle kandideerijaga protsessi edenemise asjus;

(5) eduka taotluse korral tööpakkumise ja töölepingu ettevalmistamine ja töölevormistamisega seotud toimingute teostamine;

(6) meie õiguste kaitsmine;

(7) äritegevuse juhtimine ja haldamine, muu hulgas andmekogude loomine ning meie värbamise ja äritegevuse parandamine ning sanktsioonidest tulenevate piirangute järgimine;

(8) teabe säilitamine selleks, et teavitada tööle kandideerijaid meie vabadest ametikohtadest ja tulevikus vabaneva sobiva ametikoha korral tööpakkumise tegemiseks;

(9) tööle kandideerija isikusamasuse tuvastamine, et ennetada töösuhte loomisega seotud pettusi (teha kindlaks, et tööle kandideeriv isik on see, kes ta väidab end olevat);

(10) sisemiste uurimiste, auditite, vastavuskontrolli, riskihalduse, turvategevuste läbiviimine ja probleemide lahendamine;

(11) lepinguliste kohustuste täitmine uute töötajate, tööle kandideerijate ja muude kolmandate isikute ees;

(12) kohalduvate seaduste, reeglite, määruste, kohtumenetluste ja riiklike uurimiste, sh maksuaruandluse ja immigratsiooniga seotud nõuete täitmine.

4. Kellele me isikuandmeid avaldame

Siit leiate, kellele me võime teie isikuandmeid avaldada.

4.1 Võime jagada teie isikuandmeid kolmandate isikutega nende tingimuste 3. peatükis sätestatud eesmärkidel järgmiselt.

(1) Veriffi siseselt: jagame uute töötajate ja tööle kandideerijate isikuandmeid oma grupi ettevõtete vahel nende tingimustega kooskõlas olevatel sisemistel haldus- ja kasutuseesmärkidel. Näiteks võib tööpakkumise eest vastutav Veriffi üksus jagada tööle kandideerija isikuandmeid teise Veriffi üksusega, kes vastutab kogu organisatsioonis värbamist ja töökohti puudutavate otsuste eest.

(2) Värbajad ja kandideerimisavalduste vahendajad: kasutame tihti värbajaid ja kandideerimisavalduste vahendajaid, et aidata tuvastada võimalikud tööle kandideerijad ja töödelda saadud kandideerimisavaldusi. Selleks, et need kolmandad isikud saaksid meid värbamis- ja kandideerimisavalduste protsessis aidata, jagame nendega potentsiaalsete ja olemasolevate töötajate isikuandmeid. Sellise jagamise tingimusi vt Veriffi üldiste andmekaitsetingimuste 8. peatükist.

(3) Muud teenusepakkujad: lisaks eelnimetatud kolmandatele isikutele kasutame muid kolmandaid isikuid, kes täidavad meie huvides teatud funktsioone, sh meie abistamine värbamisprotsessis, personalijuhtimises, hüvitiste ja teenuste pakkumises ning muudes seotud äritegevustes. Olenevalt kolmanda isiku täidetavast funktsioonist võib teenusepakkuja töödelda isikuandmeid meie huvides või omada juurdepääsu isikuandmetele ajal, mil ta täidab funktsioone meie huvides. 

(4) Äritehing või ümberkujundamine: võime osaleda ettevõtte äritehingus, nagu ühinemine, omandamine, ühisettevõtmine või ettevõtte vara finantseerimine või müük või olla sellega seotud. Võime avaldada isikuandmeid kolmandale isikule sellise ettevõtte äritehingu läbirääkimiste käigus, sellega seoses või varana. Isikuandmeid võidakse avaldada ka maksejõuetuse, pankroti või pankrotivara haldamise korral.

(5) Juriidilised kohustused ja õigused: võime avaldada isikuandmeid kolmandatele isikutele, näiteks õigusnõustajatele ja õiguskaitseasutustele: (1) seoses seaduslike nõuete esitamise, jõustamise või kaitsmisega; (2) õigusaktide täitmiseks või selleks, et vastata seaduslikele taotlustele ja õiguslikule menetlusele; (3) selleks, et kaitsta oma õigusi ja vara ning meie esindajate, klientide ja muude isikute õigusi ja vara, sh selleks, et jõustada oma lepinguid, põhimõtteid ja kasutustingimusi; (4) selleks, et tuvastada, tõkestada ja vältida pettusi; (5) selleks, et kaitsta meie, meie klientide või mis tahes isiku tervist ja ohutust; või (6) nagu on muul viisil nõutud kohalduvates seadustes. 

(6) Muul viisil nõusoleku või suunamise alusel: võime avaldada uute töötajate ja tööle kandideerijate isikuandmeid teatud muudele kolmandatele isikutele teie nõusolekul või suunamisel.

4.2 Müük, jagamine või suunatud reklaam. Juhul kui Veriffi üldistes andmekaitsetingimustes pole küpsiste kohta teistmoodi kirjeldatud, ei müü me tööle kandideerivate isikute isikuandmeid, ei jaga ega avalda muul viisil tööle kandideerivate isikute isikuandmeid kolmandatele isikutele eesmärgiga näidata reklaame, mis valitakse välja isikuandmete alusel, mis on aja jooksul saadud või tuletatud isiku tegevuse põhjal eri ettevõtetes või konkreetse kaubamärgiga veebisaitidel, rakendustes või muudes teenustes (mida tuntakse ka "suunatud reklaamina" või "kontekstiülese käitumispõhise reklaamina").

5. Andmete säilitamine

Siit leiate, kui kaua me teie isikuandmeid säilitame.

5.1 Säilitame tööle kandideerijate isikuandmeid värbamisprotsessi ajal ja nii kaua, kui on vajalik nende kogumise eesmärgi täitmiseks. Vajadusel võime siiski säilitada isikuandmeid kauem, kuni määratud säilitusperioodid ja tähtajad mööduvad, näiteks kui oleme kohustatud seda tegema seaduse, järelevalveasutuse või muu ametiasutuse õigus-, maksu- ja raamatupidamisnõuete kohaselt.

5.2 Isikuandmetele sobiva säilitusperioodi määramiseks arvestame isikuandmete hulka, laadi ja tundlikkust, võimalikku kahju tekitamise ohtu isikuandmete lubamatust kasutusest või avaldamisest ja võimalusi saavutada oma eesmärgid muul viisil, samuti oma juriidilisi, regulatiivseid, maksu-, raamatupidamise ja muid asjakohaseid kohustusi. Kui säilitamine ei ole enam eeltoodud eesmärkidel vajalik, me kas kustutame isikuandmed või muudame need anonüümseks või kui see ei ole võimalik (näiteks kui isikuandmeid hoitakse varuarhiivis), talletame isikuandmed turvaliselt ja välistame nende edasise töötlemise, kuni kustutamine või anonüümseks muutmine muutub võimalikuks.

5.3 Pange tähele, et kui sõlmite meiega töö- või sarnase lepingu, kehtivad erinevad säilitusperioodid. Taustakontrolli tulemuste puhul võib kohaldada erinevaid säilitamisperioode olenevalt tulemuse sisust ja väljavõtte vormist. Tulemuste väljavõtteid säilitatakse pärast kontrollimist ainult nii kaua, kui on vaja, et tõendada mis tahes otsust kandideerimise ja/või väljavõtte ehtsuse kohta.

6. Andmesubjekti õigused 

Siit leiate teavet oma õiguste kohta.

6.1 Te saate kasutada järgmisi õigusi (mille suhtes võivad siiski kehtida seadusest tulenevad piirangud).

(1) Õigus teada: õigus saada kinnitus selle kohta, kas me töötleme teie isikuandmeid ja saada teatud isikustatud andmeid isikuandmete kohta, mida oleme teie kohta kogunud, sh:

a. kogutud isikuandmete kategooriad;

b. isikuandmete allikate kategooriad;

c. isikuandmete kogumise eesmärgid;

d. kolmandatele isikutele avaldatud isikuandmete kategooriad (kui neid on) ja vastuvõtjate kategooriad, kellele isikuandmeid avaldati;

e. isikuandmete kategooriad, mis jagati kontekstiülese käitumispõhise reklaami eesmärgil (kui neid on) ja vastuvõtjate kategooriad, kellele sellel eesmärgil isikuandmeid avaldati; ja

f. müüdud isikuandmete kategooriad (kui neid on) ja kolmandate isikute kategooriad, kellele isikuandmeid müüdi. Pange tähele, et nagu punktis 4.2 sätestatud, me üldjuhul ei müü teie andmeid ega jaga neid kontekstiülese käitumispõhise reklaami eesmärgil.

(2) Õigus tutvuda ja andmeid üle kanda: õigus tutvuda isikuandmetega, mida oleme teie kohta kogunud ja õigus saada koopia isikuandmetest ülekantavas ja kui see on tehniliselt teostatav, kasutusvalmis vormingus, mis võimaldab kanda andmeid takistusteta üle teisele üksusele.

(3) Õigus nõuda andmete parandamist: õigus nõuda oma isikuandmetes ebatäpsuste parandamist, võttes arvesse isikuandmete laadi ja nende töötlemise eesmärke.

(4) Õigus kontrollida tundlikku teavet: õigus kontrollida seda, kuidas me teatud tundlikku teavet kogume ja töötleme, kui selline õigus teile kehtib.

(5) Õigus nõuda kustutamist: õigus nõuda meilt isikuandmete kustutamist, mida me teie kohta säilitame.

(6) Õigus mittediskrimineerimisele: õigus mitte saada karistava või diskrimineeriva käitumise osaliseks seoses eelnimetatud õiguste kasutamise taotlusega. Pange siiski tähele, et nende õiguste kasutamine piirab meie võimet isikuandmeid töödelda, me ei pruugi enam saada teiega samal viisil suhelda.

(7) Õigus nõusolek tagasi võtta: õigus tühistada meile isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Juhime tähelepanu, et nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta eelnevalt nõusoleku alusel toimunud töötlemise õiguspärasust.

(8) Õigus esitada vastuväiteid: õigus esitada oma isikuandmete töötlemise kohta vastuväide, kui teie isikuandmete töötlemise aluseks on meie õigustatud huvi või avalik huvi. 

(9) Õigus töötlemise piiramisele: õigus, mis teatud juhtudel võimaldab teil suunata meid piirama oma isikuandmete töötlemine teatud perioodiks (nt kui olete esitanud isikuandmete töötlemise kohta vastuväite).

(10) Õigus esitada kaebus: kui leiate, et teie õigusi on rikutud, on teil õigus esitada andmekaitseasutusele kaebus.

6.2 Andmekaitset käsitlevate taotluste esitamine. Saate nende tingimuste punktis 6.1 sätestatud andmekaitsealaste õiguste kasutamiseks saata meile e-kirja aadressil legal@veriff.com või esitada taotluse SIIN. Enne teie taotluse töötlemist võib olla vajalik tuvastada teie isikusamasus. Isikusamasuse tuvastamiseks nõuame üldjuhul kas teie tööga seotud konto edukat autentimist või peab teie esitatud teave piisavalt sobima teabega, mida hoiame teie kohta oma süsteemides. Seetõttu peavad taotlused sisaldama teie nime, e-posti aadressi ja tööle kandideerimise kuupäeva. Mõnikord peame teilt nõudma täiendavaid isikuandmeid, võttes arvesse meie suhet teiega ja teie taotluse tundlikkust. Teatud asjaoludel võime andmekaitsealaseid õigusi käsitleva taotluse tagasi lükata, eelkõige kui me ei suuda tuvastada teie isikusamasust või meil on selleks õiguslik alus, st tagasilükkamine on kooskõlas teile kohalduvate seadustega.

6.3 Volitatud esindaja taotluste esitamine. Teatud asjaoludel on teil lubatud kasutada volitatud esindajat, et esitada teie nimel taotlusi eeltoodud määratud viisidel, kus me saame tuvastada esindaja volitused teie nimel tegutseda. Selleks, et tuvastada volitatud esindaja volitused, nõuame üldjuhul järgmisi tõendeid: (i) kehtiv volikiri või (ii) allkirjastatud kiri, mis sisaldab teie nime ja kontaktandmeid, volitatud esindaja nime ja kontaktandmeid ning luba taotluse esitamiseks. Sõltuvalt esitatud tõenditest võime siiski taotlusega seoses teiega eraldi ühendust võtta kinnitamaks, et volitatud esindajal on luba teie nimel tegutseda ja tuvastada teie isikusamasus.

7. Tingimuste kättesaadavus ja muudatused

Siit leiate teabe käesolevates tingimustes tehtud muudatuste kohta.

7.1 Need tingimused on kättesaadavad meie veebisaidil.

7.2 Pange tähele, et me võime neid tingimusi aeg-ajalt muuta. Kui teeme olulisi muudatusi, teavitame teid nende tingimuste veebilehel avaldamise kaudu ja värskendame "viimati ajakohastatud" kuupäeva.

7.3 Soovitame teil need tingimused muudatustega kursis olemiseks regulaarselt üle vaadata.

7.4 Käesolevate tingimuste muudatused jõustuvad, kui need on sellel lehel avaldatud.

• Kehtiv alates: 30. juuli 2020
• Viimati ajakohastatud: 9. märts 2023